Spesenmanagement-Software

Was ist eine Spesenmanagement-Software?

Spesenmanagement-Software ist ein System, das Mitarbeiterausgaben automatisiert und überwacht. Sie wird von Unternehmen jeder Größe häufig verwendet, um den Prozess der Ausgabenverwaltung zu optimieren.

Die Software verwendet optische Zeichenerkennung (OCR), um Belegdetails zu erfassen und Berichtsfelder automatisch auszufüllen, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe reduziert wird. Außerdem setzt sie Ausgabenlimits und Richtlinienregeln durch, um Überraschungen zu vermeiden und fehlerhafte Übermittlungen abzulehnen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen schnelle Rückerstattungen, da automatisierte Genehmigungsworkflows dafür sorgen, dass die Rückerstattungen an Mitarbeiter oder Auftragnehmer schnell erfolgen. 

Die Software ersetzt außerdem manuelle Papierarbeit durch einen automatisierten Workflow zum bequemen Hochladen, Verfolgen und Einreichen von Spesenbelegen. Administratoren können über einen optimierten Prozess auf diese Erstattungsbelege zugreifen, um die Ansprüche zu genehmigen und gleichzeitig auf etwaige Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien zu prüfen.

Darüber hinaus unterstützt die Software Unternehmen dabei, die Unternehmensausgaben ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten.

Was sind die Kernfunktionen einer Spesenmanagement-Software?

Spesenmanagement-Software ist darauf ausgelegt, den Prozess der Verwaltung, Nachverfolgung und Kontrolle von Mitarbeiterausgaben zu rationalisieren und zu automatisieren. Hier sind einige der Kernfunktionen von Spesenmanagement-Software:

1. Automatisierte Aufzeichnung: Die Software automatisiert die Erfassung der erstattungsfähigen Auslagen der Mitarbeiter.
2. Kostenverfolgung: Es verfolgt die Ausgaben der Mitarbeiter und bestimmt, wie das Unternehmen die entstandenen Kosten erstattet.
3. Genehmigung und Erstattung: Die Software übernimmt die Genehmigung und Zahlung von Ausgaben. Genehmigte Ausgaben werden dann automatisch zur Erstattung an die Buchhaltung weitergeleitet.
4. Einhaltung von Richtlinien: Die Software ist an die Spesenmanagementrichtlinie des Unternehmens angepasst, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht zu viel für genehmigte (oder nicht genehmigte) Ausgaben ausgibt.
5. Belegerfassung: Es nutzt die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR), um Belegdetails zu erfassen und Berichtsfelder automatisch auszufüllen.
6. Spesenabrechnung: Die Software ermöglicht die Übermittlung von Spesenabrechnungen und weist Manager auf Spesenabrechnungen hin, die überprüft werden müssen.
7. Richtliniendurchsetzung: Die Software setzt Ausgabenlimits und Richtlinienregeln durch, um Überraschungen zu vermeiden und fehlerhafte Einsendungen abzulehnen.
8. Schnelle Rückerstattungen: Automatisierte Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass die Rückerstattungen an Mitarbeiter oder Auftragnehmer schnell erfolgen.

Mithilfe dieser Funktionen können Unternehmen ihre Ausgaben effizienter verwalten, Fehler reduzieren und Erstattungen schneller verteilen. Sie tragen auch zur Einhaltung von Richtlinien bei und bieten wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster. 

Warum sollten Unternehmen eine Spesenmanagement-Software verwenden?

Unternehmen sollten eine Software zur Ausgabenverwaltung verwenden, da sie Prozesse vereinfacht, die Kostenerstattung an Mitarbeiter beschleunigt, Buchhaltungsungenauigkeiten beseitigt, die Betriebseffizienz verbessert, die Einhaltung von Richtlinien erzwingt, Echtzeitberichte für bessere Transparenz bereitstellt, die Produktivität steigert, die Einhaltung von Steuervorschriften gewährleistet, Sicherheit bietet und umweltfreundlich ist.

1. Vereinfacht Prozesse: EMS automatisiert den Spesenverwaltungsprozess und erleichtert Mitarbeitern die Einreichung und Managern die Genehmigung von Spesenabrechnungen.
2. Beschleunigen Sie die Rückerstattung an Mitarbeiter: Dadurch wird der Erstattungsprozess beschleunigt und die Zeit verkürzt, die Mitarbeiter auf die Erstattung ihrer Auslagen warten müssen.
3. Beseitigt Buchhaltungsungenauigkeiten: EMS trägt dazu bei, Fehler bei der Spesenabrechnung und Buchhaltung zu reduzieren und sorgt für genauere Finanzunterlagen.
4. Verbesserung Operationelle Effizienz: EMS kann die Betriebseffizienz durch Automatisierung und Optimierung des Kostenmanagements deutlich steigern.
5. Erzwingt die Einhaltung von Richtlinien: Mithilfe benutzerdefinierter Regeln in der Software können Sie Unternehmensrichtlinien durchsetzen, betrügerische Aktivitäten erkennen und Ausgaben verhindern, die nicht den Richtlinien entsprechen.
6. Verbessert die Sichtbarkeit mit Echtzeitberichten: EMS bietet Echtzeitberichte, verbessert die Ausgabentransparenz und ermöglicht eine bessere Finanzplanung und -analyse.
7. Erhöht die Produktivität: Durch die Automatisierung manueller Aufgaben kann EMS die Produktivität steigern und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
8. Gewährleistet die Einhaltung der Steuervorschriften: EMS hilft bei der Dokumentation sämtlicher Ausgaben für Steuerzwecke und stellt die Einhaltung von Steuervorschriften und -richtlinien sicher.
9. Bietet Sicherheit: EMS fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu und schützt vertrauliche Finanzdaten.
10. Umweltfreundlich: Da es sich bei EMS um einen vollständig papierlosen Prozess handelt, ist es eine umweltfreundlichere Option.

Was sind die potenziellen Nachteile oder Einschränkungen von Spesenmanagementplattformen?

Zu den potenziellen Nachteilen oder Einschränkungen von Spesenmanagementplattformen zählen menschliche Fehler, komplexe Genehmigungsprozesse, das Risiko von Spesenbetrug, Herausforderungen bei der Gewährleistung der Einhaltung der Spesenrichtlinien, mangelnde Ausgabentransparenz, komplizierte Prozesse und potenziell negative Auswirkungen auf die Mitarbeitererfahrung.

1. Unvollständige Daten und mangelnde Integration: Unterschiedliche Datenquellen können Datensilos bilden, wodurch es schwierig wird, einen einheitlichen Überblick über alle Ausgaben zu erhalten. Dies kann zu mehr Fehlern und Ungenauigkeiten führen.
2. Manuelle und zeitaufwändige Kostenklassifizierung: Trotz Automatisierung können einige Aspekte der Ausgabenklassifizierung weiterhin manuelle Eingriffe erfordern, die zeitaufwändig sein können.
3. Schwierigkeiten bei der Kontrolle der Tail Spend: Tail Spending (die vielen kleinen, seltenen Einkäufe eines Unternehmens) kann schwierig zu kontrollieren und zu verfolgen sein.
4. Schlechte Nachverfolgung von Cashflow und Zahlungsbedingungen: Einige Plattformen bieten möglicherweise keine geeigneten Tools zur Nachverfolgung von Cashflow und Zahlungsbedingungen.
5. Unzureichende Ausgabentransparenz und Berichtsfunktionen: Nicht alle Plattformen bieten umfassende Ausgabentransparenz und Berichtsfunktionen.
6. Nicht geeignet für große Unternehmen mit mehreren Abteilungen: Manche Software ist für ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen möglicherweise nicht von Nutzen.
7. Kosten: Während viele Plattformen durch verbesserte Effizienz Kosteneinsparungen bieten, können die anfänglichen Kosten für die Implementierung einer Plattform zum Ausgabenmanagement hoch sein.
8. Schulung und Einführung: Möglicherweise müssen die Mitarbeiter geschult werden, um die Plattform effektiv nutzen zu können, und es kann Widerstand gegen die Einführung neuer Technologien geben.
9. Abhängigkeit vom Anbieter: Insbesondere bei einer Cloud-basierten Plattform besteht die Gefahr einer zu großen Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.
10. Sicherheitsbedenken: Obwohl die meisten Plattformen über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügen, besteht immer die Gefahr von Datenlecks oder Cyberangriffen.

Welche verschiedenen Arten von Spesenmanagement-Software gibt es?

Zu den verschiedenen Arten von Spesenmanagement-Software zählen allgemeine Spesenmanagement-Software, Reise- und Spesensoftware, Zeiterfassungs- und Spesensoftware, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Spesensoftware sowie Personalverwaltungs- und Spesensoftware.

Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten von Spesenmanagement-Software?

Die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten von Spesenmanagement-Software variieren je nach Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, Automatisierungsfunktionen, Berichtsoptionen und Kosten. Hier sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten von Spesenmanagement-Software:

Allgemeine Spesenmanagement-Software

Vorteile:

• Optimiert und automatisiert die Spesenerfassung des Unternehmens und reduziert so den Verwaltungsaufwand.
• Verwendet Technologie zum Erfassen von Belegdetails und zum automatischen Ausfüllen von Berichtsfeldern, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert wird.

Nachteile:

• Für das Verständnis und die effektive Nutzung ist möglicherweise eine Schulung der Mitarbeiter erforderlich.
• Ist möglicherweise nicht so spezialisiert oder bietet nicht so viele Funktionen wie andere Arten von Spesenmanagement-Software.

Reise- und Spesensoftware

Vorteile:

• Verwaltet reisebezogene Ausgaben effizient.
• Kann für einen reibungslosen Betrieb in Reisemanagementsoftware integriert werden.

Nachteile:

• Für Unternehmen ohne häufigen Reisebedarf möglicherweise nicht erforderlich.
• Kann aufgrund der Integration von Reisemanagementfunktionen komplexer sein.

Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware

Vorteile:

• Hilft Unternehmen, den Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben und die damit verbundenen Kosten zu erfassen.
• Zur Steigerung der Effizienz kann es in eine Zeiterfassungssoftware integriert werden.

Nachteile:

• Ist möglicherweise nicht erforderlich für Unternehmen, die ihren Kunden keine Rechnungen auf Basis des Zeitaufwands ausstellen.
• Erfordert eine sorgfältige Zeiterfassung der Mitarbeiter, was als aufdringlich empfunden werden kann.

Lohn- und Spesenabrechnungssoftware

Vorteile:

• Ermöglicht Unternehmen die Verwaltung von Mitarbeitergehältern, Sozialleistungen, Steuern und anderen Ausgaben.
• Kann für einen reibungslosen Betrieb in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware integriert werden.

Nachteile:

• Kann aufgrund der Integration von Gehaltsabrechnungsfunktionen komplex sein.
• Erfordert eine sorgfältige Verwaltung, um eine genaue Lohn- und Steuerberechnung sicherzustellen.

Personalverwaltungs- und Spesenabrechnungssoftware

Vorteile:

• Hilft Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitskosten, der Planung, der Einhaltung von Vorschriften und anderen personalbezogenen Ausgaben.
• Kann zur Verbesserung der Effizienz in Workforce-Management-Software integriert werden.

Nachteile:

• Für Unternehmen ohne große oder komplexe Belegschaft ist dies möglicherweise nicht erforderlich.
• Kann aufgrund der Integration von Workforce-Management-Funktionen komplexer sein.

Welche kostenlosen Open-Source-Alternativen gibt es zu kommerzieller Spesenmanagement-Software?

Zu den kostenlosen Open-Source-Alternativen zu kommerzieller Ausgabenmanagement-Software gehören GnuCash, HomeBank, Money Manager Ex, Skrooge, Budget Zen und BudgetGrid.

GnuCash ist eine Finanzbuchhaltungssoftware für Privatpersonen und kleine Unternehmen. HomeBank ist eine weitere kostenlose Software zur Verwaltung persönlicher Konten.

Money Manager Ex ist eine kostenlose, plattformübergreifende und benutzerfreundliche Open-Source-Software für die persönliche Finanzverwaltung. Skrooge, Budget Zen und BudgetGrid sind ebenfalls kostenlose und Open-Source-Alternativen zu Expense Management.

Wie schneidet kostenlose und Open-Source-Software zur Spesenverwaltung im Vergleich zu kostenpflichtigen Lösungen ab?

Kostenlose und Open-Source-Software zur Spesenverwaltung ist zwar häufig kostengünstig und anpassbar, doch fehlen ihr in der Regel die umfangreichen Funktionen, regelmäßigen Updates und der Herstellersupport, die kostenpflichtige Lösungen bieten.

Beim Vergleich dieser kostenlosen und Open-Source-Lösungen mit kostenpflichtigen Lösungen spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Der offensichtlichste Unterschied sind die Kosten. Open-Source-Software ist oft kostenlos, wird aber normalerweise von ihren Entwicklern nicht unterstützt.

Bezahlte Software hingegen bietet oft Support vom Anbieter. Bezahlte Lösungen bieten oft mehr Funktionen und Integrationen. Emburse Certify, eine kostenpflichtige Lösung, bietet beispielsweise Funktionen wie GPS-Kilometerverfolgung, Google Maps-Integration, benutzerdefinierte Berichte, erweiterte Reise- und Unterhaltungsanalysen und mehrstufige Genehmigungsworkflows.

Bezahlte Lösungen haben oft eine benutzerfreundlichere Oberfläche und ein besseres Benutzererlebnis. Sie haben auch weniger Fehler und werden häufiger aktualisiert. Open-Source-Software ermöglicht jedoch oft eine größere Anpassung, da Benutzer den Quellcode an ihre Bedürfnisse anpassen können.

Wie wählen Sie die richtige Spesenmanagement-Software aus?

Sie wählen die richtige Spesenmanagement-Software aus, indem Sie Ihre Anforderungen und Ziele bewerten, wichtige Funktionen identifizieren, Projektparameter bestimmen, ein Projektkomitee auswählen und Ihre Anforderungen mit verfügbaren Lösungen vergleichen.

Zunächst müssen Sie Ihre Anforderungen und Ziele im Bereich Spesenmanagement ermitteln. Dazu müssen Sie die Anforderungen in Ihrem Unternehmen und die Herausforderungen ermitteln, die Sie durch die Investition in eine Spesenmanagementsoftware bewältigen möchten.

Als Nächstes sollten Sie die wichtigsten Funktionen identifizieren und festlegen. Dazu könnten Berichtsfunktionen, Belegscannen, Kreditkartenüberwachung und mehr gehören. Es ist auch wichtig, zwischen „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ zu unterscheiden.

Legen Sie dann die Projektparameter fest. Dazu können beispielsweise die Festlegung eines Budgets, die Entscheidung über einen Zeitplan für die Umsetzung und die Identifizierung der wichtigsten Stakeholder gehören, die am Entscheidungsprozess beteiligt werden.

Wählen Sie anschließend ein Projektkomitee aus. Dieses Komitee ist dafür verantwortlich, Ihre Anforderungen mit den verfügbaren Lösungen zu vergleichen. Sie sollten Ihre spezifischen Anforderungen verstehen, verschiedene Softwareoptionen vergleichen und einem strukturierten Auswahlprozess folgen.

Vergleichen Sie abschließend Ihre Anforderungen mit den verfügbaren Lösungen. Dazu müssen Sie verschiedene Optionen für Spesenmanagement-Software recherchieren, ihre Funktionen bewerten und Benutzerbewertungen und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen.

Wie beurteilen Sie Ihre Geschäftsanforderungen im Hinblick auf die Möglichkeiten einer Spesenmanagement-Software?

Sie beurteilen Ihre Geschäftsanforderungen im Hinblick auf die Möglichkeiten der Spesenmanagement-Software, indem Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens bewerten, die wichtigsten Softwarefunktionen ermitteln, die Kompatibilität mit vorhandenen Systemen prüfen, die Skalierbarkeit berücksichtigen, das Benutzerfeedback prüfen und Compliance und Sicherheit gewährleisten.

Um Ihre Geschäftsanforderungen anhand der Möglichkeiten einer Spesenmanagement-Software zu bewerten, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Bewerten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens: Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens, die Komplexität Ihrer Spesenabrechnungsprozesse und etwaige besondere Anforderungen, die Sie haben.
• Identifizieren Sie die wichtigsten Softwarefunktionen: Bestimmen Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, z. B. Zeiterfassung, Kostenerfassung, automatische Rechnungsstellung, mobiler Zugriff, anpassbare Berichte und Integrationsfunktionen.
• Kompatibilität mit vorhandenen Systemen prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Software für eine nahtlose Integration mit Ihren vorhandenen Finanzsystemen und Arbeitsabläufen kompatibel ist.
• Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit: Die Software sollte dem Wachstum Ihres Unternehmens gerecht werden können und skalierbare Optionen bieten, die sich an ändernde Bedürfnisse und Anforderungen anpassen können.
• Benutzerfeedback überprüfen: Benutzerbewertungen können Aufschluss über die Leistung der Software und die Qualität des Kundensupports geben.
• Gewährleistung von Compliance und Sicherheit: Die Software sollte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und Datensicherheitsstandards einhalten, um vertrauliche Informationen zu schützen.

Welche häufigen Fehler sollten bei der Auswahl von Spesenmanagementsystemen vermieden werden?

Zu den häufigsten Fehlern, die Sie bei der Auswahl eines Spesenmanagementsystems vermeiden sollten, gehören das Fehlen einer klaren Spesenrichtlinie, die Nichtbeachtung der Bestandstransparenz, das Ignorieren von Skalierbarkeit und künftigem Wachstum, die Nichtbeachtung der Automatisierung, das Nichteinholen von Input von allen Beteiligten und die Auswahl eines Systems, das sich nicht in vorhandene Systeme integrieren lässt.

• Fehlende klare Spesenrichtlinie: Einer der häufigsten Fehler besteht darin, keine klaren Spesenrichtlinien zu haben. Dies kann zu Verwirrung und Unklarheiten darüber führen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, wie viel Mitarbeiter ausgeben dürfen und welche Unterlagen erforderlich sind.
• Unzureichende Bestandstransparenz: Bei der Auswahl einer Lösung zur Verwaltung von Technologieausgaben besteht ein häufiger Fehler darin, den Lagerbestand nicht zu berücksichtigen.
• Skalierbarkeit und zukünftiges Wachstum ignorieren: Es ist wichtig, ein System auszuwählen, das mit Ihrem Unternehmen skalierbar ist. Wenn Sie ein System auswählen, das Ihr zukünftiges Wachstum nicht bewältigen kann, müssen Sie möglicherweise später das System wechseln.
• Die Gesamtbetriebskosten (TCO) nicht berücksichtigen: Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten des Systems. Berücksichtigen Sie auch die laufenden Kosten, wie Wartung und Upgrades.
• Vernachlässigung von Datensicherheit und Compliance: Datensicherheit und Compliance sind entscheidend. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System den relevanten Vorschriften entspricht und über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt.
• Automatisierung nicht berücksichtigt: Manuelle Spesenmanagement-Ansätze erfordern viel Papier und Tabellenkalkulationen. Ein automatisiertes Spesenmanagementsystem vereinfacht den Spesenabrechnungsprozess für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Buchhaltungsteams.
• Nicht von allen Beteiligten Input erhalten: Es ist wichtig, vor der Auswahl eines Systems die Meinung aller Beteiligten einzuholen. Dazu gehört nicht nur das Finanzteam, sondern auch die Mitarbeiter, die das System täglich nutzen werden.
• Auswahl eines Systems, das sich nicht in vorhandene Systeme integrieren lässt: Das System sollte Ihre vorhandenen Systeme und Prozesse nahtlos integrieren. Dadurch wird ein reibungsloser Datenfluss zwischen den Abteilungen gewährleistet und manuelle Eingabefehler werden minimiert.

Welche Preismodelle gibt es für Spesenmanagement-Software?

Zu den Preismodellen für die Kostenmanagement-Software gehören Abonnements, Preise pro Benutzer, Freemium, Einmallizenzen, gestaffelte Preise, nutzungsbasierte Preise und funktionsbasierte Preise.

• Abonnementbasiert: Hierbei handelt es sich um ein wiederkehrendes Zahlungsmodell, bei dem Benutzer monatlich oder jährlich eine festgelegte Gebühr für die Software zahlen. Die Gebühr beinhaltet häufig Support, Updates und vollständigen Zugriff auf die Softwarefunktionen.
• Preise pro Benutzer: Bei diesem Modell werden die Kosten der Software durch die Anzahl der Benutzer bestimmt. Je mehr Benutzer eine Organisation hat, desto höher sind die Kosten.
• Freemium: Dieses Modell bietet grundlegende Funktionen kostenlos, während erweiterte Funktionen und Möglichkeiten hinter einer Paywall gesperrt sind. Benutzer können die Software testen und auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, wenn sie sie nützlich finden.
• Einmalige Lizenz: Dies ist ein traditionelles Modell, bei dem Benutzer eine einmalige Gebühr zahlen, um die Software unbegrenzt zu besitzen und zu verwenden. Dieses Modell kann zukünftige Updates und Support beinhalten, muss es aber nicht.
• Preisstaffelung: Bei diesem Modell sind verschiedene Stufen oder Level der Software zu unterschiedlichen Preisen erhältlich. Jede Stufe bietet unterschiedliche Funktionen, sodass Benutzer einen Plan auswählen können, der ihren Anforderungen und ihrem Budget am besten entspricht.
• Nutzungsbasierte Preisgestaltung: Bei diesem Modell zahlen Benutzer nur für das, was sie nutzen. Dies kann für Unternehmen mit schwankendem Bedarf von Vorteil sein.
• Preisgestaltung auf Basis der Funktionen: Bei diesem Modell richtet sich die Preisgestaltung nach den vom Benutzer gewünschten Funktionen. Erweiterte oder Premium-Funktionen sind teurer.

Wie schneiden die Preismodelle verschiedener Spesenmanagementsysteme im Vergleich ab?

Die Preismodelle verschiedener Spesenmanagementsysteme werden anhand von Faktoren wie Abonnementgebühren, Funktionsumfang, Skalierbarkeit und der Größe des Unternehmens verglichen, auf das sie ausgerichtet sind. Hier ist eine Tabelle mit einem Vergleich: 

Welche versteckten Kosten oder Gebühren sind mit Spesenmanagementsystemen verbunden?

Zu den potenziellen versteckten Kosten oder Gebühren im Zusammenhang mit Spesenmanagementsystemen können ein erhöhtes Fehler- und Betrugsrisiko, eine ineffiziente Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter, Schwierigkeiten bei der Spesenverfolgung, Kosten für Softwareupdates, Systemintegration, Mitarbeiterschulungen, laufenden Support sowie Gebühren für Zusatzfunktionen, mehr Speicherplatz oder einen umfassenderen Kundensupport gehören.

Zu den häufigsten versteckten Kosten gehört das erhöhte Fehler- und Betrugsrisiko. Manuelle Prozesse sind anfälliger für Fehler und schlechtes Management, was dazu führen kann, dass falsche Ausgaben gemeldet und verarbeitet werden, was zu Geldverlusten führt.

Ein weiterer erheblicher versteckter Kostenfaktor ist die ineffiziente Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter. Da manuelle Vorgänge zeitaufwändig sind, verbringen Mitarbeiter möglicherweise zu viel Zeit mit Aktivitäten wie Dateneingabe, Ausgabenabgleich und Fehlerkorrektur. Dies führt nicht nur zu einem Produktivitätsverlust, sondern erhöht auch die Betriebskosten.

Ein weiterer versteckter Kostenfaktor bei der manuellen Ausgabenverwaltung ist die schwierige Nachverfolgung von Ausgaben. Dies kann zu mangelnder Transparenz in Bezug auf Ausgabenmuster führen und es schwierig machen, Bereiche unnötiger Ausgaben zu identifizieren.

Darüber hinaus können mit der Implementierung und Wartung des Systems versteckte Kosten verbunden sein. Dazu können Kosten für Software-Updates, Systemintegration, Mitarbeiterschulungen und laufenden Support gehören.

Schließlich können bei manchen Systemen versteckte Gebühren anfallen, die nicht im ursprünglichen Preis enthalten sind. Dazu können Gebühren für zusätzliche Funktionen, mehr Speicherplatz oder einen besseren Kundensupport gehören.

Welche Sicherheits- und Compliance-Funktionen sind in einer Spesenmanagement-Software wichtig?

Zu den wichtigen Sicherheits- und Compliance-Funktionen einer Spesenmanagement-Software gehören Datenverschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Systemsicherheitsupdates, die Einhaltung relevanter Vorschriften, ein automatisierter Genehmigungsprozess und robuste Sicherheitsfunktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Sicherheit und Compliance haben bei Spesenmanagement-Software höchste Priorität. Eine zentrale Funktion ist die Datenverschlüsselung, die die Vertraulichkeit von Finanzdaten gewährleistet und unbefugten Zugriff verhindert.

Sichere Zugriffskontrollen sind ebenfalls wichtig, damit Unternehmen den Datenzugriff über rollenbasierte Berechtigungen verwalten können. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, bei der Benutzer ihre Identität mit einem zweiten Faktor bestätigen müssen.

Die Software sollte außerdem regelmäßig aktualisiert werden, um sie vor neuen Bedrohungen und Schwachstellen zu schützen. Die Einhaltung der relevanten Finanz- und Datenschutzbestimmungen ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Spesenverwaltungspraktiken des Unternehmens gesetzeskonform sind. Mithilfe regelbasierter Workflows kann ein automatisierter Genehmigungsprozess eingerichtet werden, der sicherstellt, dass die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Schließlich sollten führende Ausgabenmanagementlösungen robuste Sicherheitsfunktionen bieten, darunter Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Diese Funktionen schützen die Finanzdaten des Unternehmens und gewährleisten Transparenz, Effizienz und die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften im Ausgabenmanagementprozess.

Die erforderlichen spezifischen Sicherheits- und Compliance-Funktionen können jedoch je nach den spezifischen Anforderungen und dem Kontext der Organisation variieren. Daher ist vor der Auswahl einer Spesenmanagementsoftware eine gründliche Bewertung unerlässlich.

Wer sind die führenden Anbieter von Spesenmanagement-Software?

Zu den führenden Anbietern von Spesenmanagement-Software zählen Emburse Certify, Expensify, JAMIS Prime ERP, Zoho Expense, und SAP Concur Kosten.

Emburse Certify wird für seine schnelle Bereitstellung, die Unterstützung benutzerdefinierter Kategorien und Felder sowie die GPS-Kilometerverfolgung hoch geschätzt. Es bietet außerdem über 40 integrierte Berichte und Buchhaltungsintegrationen. 

Expensify ist aufgrund seines kostenlosen Plans eine beliebte Wahl, insbesondere für Startups und kleine Unternehmen. Es bietet unbegrenztes Scannen von Belegen und ACH-Rückerstattungen am nächsten Tag. Der kostenlose Plan weist jedoch einige Einschränkungen auf, z. B. standardisierte Kategorien und keine Integration mit Buchhaltungspaketen.

JAMIS Prime ERP ist auf Regierungsauftragnehmer und projektorientierte Unternehmen zugeschnitten. Es integriert das Ausgabenmanagement in eine breitere Palette von Finanz- und Managementtools.

Zoho Expense ist bekannt für seine einfache Reisebuchung, schnellere Spesenabrechnung und effektive Kostenkontrolle. Es verbessert die Spesenabrechnung und vereinfacht zahlreiche Geschäftsprozesse.

SAP Concur Expense ist ein weiterer führender Anbieter, der umfassende Lösungen für das Ausgabenmanagement anbietet. Er ist besonders für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine robusten Funktionen bekannt.

Was sind die besten Softwarelösungen für das Spesenmanagement im Jahr 2024?

Die besten Softwarelösungen für das Ausgabenmanagement im Jahr 2024 sind Concur Ausgaben, Webausgaben, Expensify, Zoho Expense, und Emburse Certify.

Wie kann ich mit der Spesenmanagement-Software beginnen?

Um mit der Kostenmanagement-Software zu beginnen, müssen Sie den Kostenmanagement-Bedarf Ihres Unternehmens ermitteln, die erforderlichen Funktionen auflisten, wichtige Interessengruppen einbeziehen, mögliche Lösungen erkunden, die richtige Software auswählen, sie implementieren und ihre Effektivität kontinuierlich überwachen und verbessern.

Hier ist eine Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert:

1. Identifizieren Sie den Bedarf: Pinpoint die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Spesenmanagementprozess. Bestimmen Sie Ihren Spesenmanagementbedarf. Kleine Unternehmen haben weniger Ausgaben als große Unternehmen, während ein mittleres oder größeres Unternehmen umfangreichere Funktionen benötigt, die ein größeres Budget erfordern.
2. Listen Sie die Funktionen auf: Listen Sie die spezifischen Funktionen auf, die Sie in der Software benötigen. Überlegen Sie, wie einfach sie zu verwenden ist, ob sie eine mobile App hat, wie anpassbar sie ist, wie sicher sie ist, welche Art von Berichten sie generiert und ob sie mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
3. Holen Sie Schlüsselpersonen an Bord: Es ist wichtig, wichtige Stakeholder in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Dazu gehören das Finanzteam und die Mitarbeiter, die die Software verwenden werden.
4. Lösungen erkunden: Recherchieren und erkunden Sie mögliche Lösungen. Es gibt viele Optionen für die Spesenverwaltungssoftware, wie Emburse, Expensify, Zoho Expenseund andere. Nehmen Sie an Webinaren teil, laden Sie Apps zur Testversion herunter und laden Sie einige Erstbenutzer ein.
5. Wählen Sie die richtige Software: Wählen Sie die Software, die Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kosten, Benutzerfreundlichkeit, Integration in vorhandene Systeme und Kundensupport.
6. Implementieren Sie die Software: Beginnen Sie mit der Implementierung, sobald Sie sich für eine Software entschieden haben. Dazu können das Einrichten der Software, die Integration in Ihre vorhandenen Systeme und die Schulung Ihrer Mitarbeiter gehören.
7. Überwachen und verbessern: Überwachen Sie nach der Implementierung die Wirksamkeit der Software und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor. Dies kann die Anpassung Ihrer Spesenrichtlinien, das Anbieten zusätzlicher Schulungen oder bei Bedarf die Umstellung auf eine andere Software umfassen.