Beste Beschaffungssoftware

Was ist Beschaffungssoftware?

Beschaffungssoftware ist eine Art von Unternehmenssoftware, die dazu dient, Beschaffungsprozesse innerhalb eines Unternehmens zu automatisieren und zu rationalisieren. Sie steuert Informationsflüsse und -austausch zwischen Partnern, Lieferanten und Beschaffungsstellen, um die Unternehmensleistung zu steigern, Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen. 

Einkauf, Bestandsverwaltung, Auftragsverwaltung, Vertragslebenszyklusverwaltung, Lieferantenverwaltung und Rechnungsverwaltung sind nur einige der Beschaffungsaktivitäten, die dieses Programm abwickeln kann.

Beschaffungssoftware stärkt die Finanzen eines Unternehmens erheblich, indem sie Daten zentralisiert, den Einblick in die Ausgaben verbessert und es Unternehmen ermöglicht, ihr Bargeld für eine höhere Kapitaleffizienz voll auszuschöpfen.

Was sind die Kernfunktionen einer Beschaffungssoftware?

Zu den Kernfunktionen einer Beschaffungssoftware gehört die Automatisierung von Aufgaben wie Lieferantenmanagement, Auftragserstellung, Rechnungsfreigabe und Berichterstellung, wodurch der Beschaffungsprozess optimiert wird.

Das sind die Kernfunktionen einer Beschaffungssoftware:

• Anbietermanagement: Mithilfe des Lieferantenmanagements können Benutzer Beziehungen, Leistungen und Lieferanteninformationen verwalten. Es verfügt über Instrumente zur Überwachung und Bewertung von Lieferanten, um sicherzustellen, dass Leistungsanforderungen und Compliance erfüllt werden. 
• Bestellungsverwaltung: Dadurch können Bestellungen einfacher erstellt, erteilt und verfolgt werden. Diese Funktion unterstützt die effektive Verwaltung von Bestellungen und garantiert, dass diese innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erfüllt werden. 
• Vertragsmanagement: Es überwacht Vereinbarungen von ihrem Ursprung bis zu ihrer Genehmigung und Erneuerung. Verträge können mithilfe dieser Funktionen verfolgt, gespeichert und analysiert werden, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind und den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen. 
• Ausgabenanalyse: Bietet Ressourcen zum Melden und Analysieren von Beschaffungskosten. Diese Funktion hilft beim Erkennen von Ausgabenmustern, möglichen Kostensenkungen und Chancen für strategische Einkäufe. 
• Bestandsverwaltung: Hilft bei der Artikelverfolgung, der Überwachung des Lagerbestands und der Bestandsoptimierung entsprechend Angebot und Nachfrage. Dies ist wichtig, um das Gleichgewicht zwischen Lagerausfällen und Überbeständen zu wahren.

Welche verschiedenen Arten von Beschaffungssoftware gibt es?

Zu den verschiedenen Arten von Beschaffungssoftware gehören Software für den direkten Einkauf, Software für den indirekten Einkauf, Software für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM), Software für die Ausgabenanalyse, Software für die elektronische Beschaffung und Software für das Vertragsmanagement.

Hier ist eine Vergleichstabelle mit den besten Beschaffungslösungen:

Typ	Definition	Beste für
Direktbeschaffungssoftware	Speziell für den Einkauf von Rohstoffen und Waren konzipiert, die direkt in der Produktion verwendet werden. Diese Software lässt sich in Supply-Chain-Management-Prozesse integrieren.	Fertigungs- und Produktionsbranchen, die regelmäßig große Mengen an Rohstoffen handhaben müssen.
Software für indirekte Beschaffung	Konzentriert sich auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in einem Produkt enthalten sind, jedoch für den täglichen Betrieb erforderlich sind, wie etwa Bürobedarf und IT-Ausrüstung.	Unternehmen, die nach einer effizienten Verwaltung von Büromaterial, IT-Diensten und anderen Betriebsanforderungen suchen.
Lieferantenbeziehungsmanagement-Software (SRM).	Verbessert die Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten durch bessere Zusammenarbeit, Leistungsverfolgung und Partnerschaftsmanagement.	Organisationen, die für ihre Geschäftstätigkeit auf starke, strategische Beziehungen zu mehreren Lieferanten angewiesen sind.
Ausgabenanalyse-Software	Bietet Analysetools zum Kategorisieren, Auswerten und Verwalten von Ausgaben im gesamten Unternehmen, um Kosten zu senken und die Beschaffungseffizienz zu verbessern.	Große Unternehmen oder jede andere Organisation, die ihre Ausgaben optimieren und ihre Finanzstrategien verbessern möchte.
E-Procurement Software	Automatisiert den Beschaffungsprozess von der Lieferantenauswahl und Ausschreibung bis hin zur Rechnungs- und Zahlungsabwicklung, häufig unter Einbeziehung von Online-Katalogen und Bestellsystemen.	Unternehmen jeder Größe möchten ihre Beschaffungsprozesse optimieren und die Transparenz erhöhen.
Vertragsmanagement-Software	Konzentriert sich auf das Erstellen, Verwalten und Analysieren von Verträgen innerhalb des Beschaffungszyklus, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die finanzielle und betriebliche Leistung zu optimieren.	Jede Organisation, die zahlreiche Verträge verwaltet und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Risiken minimieren muss.

Wie erfüllen diese Arten von Beschaffungssoftware die unterschiedlichen Geschäftsanforderungen?

Diese Arten von Beschaffungssoftware erfüllen verschiedene Geschäftsanforderungen, indem sie eine Reihe maßgeschneiderter Features und Funktionen bieten, die auf die Optimierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen ausgerichtet sind.

Sie bieten beispielsweise Funktionen zum Erstellen von Bestellungen, Verwalten von Lieferanten, Genehmigen von Rechnungen und Berichten. Diese Automatisierung verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit, steigert die Produktivität und macht manuelle Arbeit überflüssig.

Sie bieten außerdem die Möglichkeit zur Integration mit anderen Unternehmensystemen, was die allgemeine Betriebseffizienz verbessert. Darüber hinaus bieten sie Analysetools, die die Kostenkontrolle und Entscheidungsfindung verbessern.

Welche Art von Beschaffungssoftware ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet?

Welche Art von Beschaffungssoftware für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab, beispielsweise von der Größe Ihrer Organisation, der Komplexität Ihrer Beschaffungsprozesse und Ihrem Budget.

Für ein kleines Unternehmen mit einfachen Beschaffungsanforderungen reicht beispielsweise möglicherweise eine Basislösung mit Funktionen wie Bestellverwaltung und Lieferantenmanagement aus.

Andererseits kann eine umfassendere Lösung mit Funktionen wie Ausgabenanalyse, Vertragsverwaltung und ausgefeilten Berichtsfunktionen erforderlich sein, wenn Ihr Unternehmen größer ist und über komplizierte Beschaffungsverfahren verfügt.

Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten von Beschaffungssoftware?

Die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten von Beschaffungssoftware sind unterschiedlich. Manche bieten zwar robuste Funktionen und Integrationen, weisen aber möglicherweise Mängel in Bereichen wie Benutzeroberfläche und Preis auf.

Hier sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten von Beschaffungssoftware:

Direktbeschaffungssoftware

Vorteile:

• Optimiert die Abläufe in der Lieferkette durch Automatisierung der Beschaffung der für die Produktion erforderlichen Rohstoffe.
• Reduziert die Kosten durch effizienteres Materialmanagement und Lieferantenverhandlungen.

Nachteile:

• Hohe Komplexität und Integrationsanforderungen mit vorhandenen Lieferketten- und Fertigungssystemen.
• Für eine wirksame Umsetzung kann ein erheblicher zeitlicher und finanzieller Aufwand erforderlich sein.

Software für indirekte Beschaffung

Vorteile:

• Verbessert die Effizienz durch die Automatisierung der abteilungsübergreifenden Beschaffung nicht zum Kerngeschäft gehörender Waren und Dienstleistungen.
• Kontrolliert die Ausgaben durch besseres Management und bessere Kontrolle der Unternehmensausgaben.

Nachteile:

• Dies kann zu einer Überstandardisierung führen und die Fähigkeit der Abteilungen einschränken, Artikel zu beschaffen, die speziell ihren individuellen Anforderungen entsprechen.
• Mögliche Unterauslastung, wenn Mitarbeiter sich der Einführung neuer Systeme und Prozesse widersetzen.

Lieferantenbeziehungsmanagement-Software (SRM).

Vorteile:

• Stärkt die Lieferantenbeziehungen durch verbesserte Zusammenarbeit, Kommunikation und Leistungsüberwachung.
• Steigert den strategischen Wert der Lieferanten durch die Identifizierung von Möglichkeiten zur gemeinsamen Entwicklung und von Kosteneinsparungsinitiativen.

Nachteile:

• Es ist ein erheblicher Aufwand erforderlich, um genaue und aktuelle Daten zu Lieferanten zu pflegen.
• Komplexität der Integration mit anderen Beschaffungs- und Finanzsystemen innerhalb des Unternehmens.

Ausgabenanalyse-Software

Vorteile:

• Diese Beschaffungsmanagementsoftware bietet umfassende Einblicke in Ausgabenmuster, um Einsparungsmöglichkeiten zu erkennen und die Budgetierung zu verbessern.
• Verbessert die Einhaltung organisatorischer Ausgabenrichtlinien und externer Vorschriften.

Nachteile:

• Die Qualität und Vollständigkeit der Daten kann sich erheblich auf die Genauigkeit der gewonnenen Erkenntnisse auswirken.
• Erfordert Fachwissen, um Daten richtig zu interpretieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

E-Procurement Software

Vorteile:

• Verbessert die Transparenz und Verantwortlichkeit im Beschaffungsprozess durch zentrales Tracking.
• Reduziert die Beschaffungszykluszeiten durch automatisierte Arbeitsabläufe und Online-Dokumentenverwaltung.

Nachteile:

• Sicherheitsbedenken, da sensible Unternehmensdaten online verwaltet werden und entsprechend geschützt werden müssen.
• Erfordert eine Internetverbindung, was in Gebieten mit unzuverlässigem Internetdienst eine Einschränkung darstellen kann.

Vertragsmanagement-Software

Vorteile:

• Optimiert den Vertragslebenszyklus von der Erstellung über die Ausführung und Verwaltung bis hin zur Erneuerung.
• Reduziert rechtliche Risiken durch eine bessere Einhaltung der Vertragsbedingungen und Vorschriften.

Nachteile:

• Die Implementierung und Integration in andere Beschaffungs- oder Rechtssysteme kann komplex sein.
• Erfordert Schulungen und Änderungsmanagement, um sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können.

Was sind die kostenlosen Open Source-Alternativen zu kommerzieller Beschaffungssoftware?

Zu den kostenlosen und Open-Source-Alternativen zu kommerzieller Beschaffungssoftware gehören Lösungen wie Odoo, Dolibarr, ProcureDesk, SpendMap, xTuple, ERPNext, OroCommerce und QuickFSM.

Hier ist eine Liste kostenloser Open-Source-Alternativen zu kommerzieller Beschaffungssoftware:

• Odoo
• Dolibarr
• ProcureDesk
• SpendMap
• xTupel
• ERPNext
• OroCommerce
• SchnellFSM

Was sind die besten kostenlosen Beschaffungssoftwarelösungen?

Zu den besten kostenlosen Beschaffungssoftwarelösungen gehören Precoro, Procurify, Kissflow, Procurement Express, Coupa, und Spendwise.

Hier ist eine Tabelle mit einem Vergleich zwischen ihnen: 

Name der Software	Hauptmerkmale	Beste für
Precoro	Ausgabenmanagement, Auftragserstellung und Lieferantenmanagement	Kleine bis mittlere Unternehmen, die nach einer umfassenden Beschaffungslösung mit leistungsstarken Ausgabenmanagementfunktionen suchen.
Prokurifizieren	Budgetverfolgung in Echtzeit, Genehmigungsworkflow-Management und Berichtstools	Unternehmen, die optimierte Beschaffungsprozesse mit Schwerpunkt auf Budgetverfolgung und -genehmigungen benötigen.
Kissflow	Anpassbare Workflows, Bestellverwaltung und Lieferantenmanagement	Unternehmen suchen flexible Beschaffungslösungen, die sich an ihre spezifischen Arbeitsabläufe anpassen lassen.
Beschaffungs-Express	Schnelle Auftragserstellung, Budgetaktualisierungen in Echtzeit und mobiler Zugriff	Kleine Unternehmen und Teams, die eine benutzerfreundliche Lösung für die Verwaltung mobiler Einkäufe benötigen.
Coupa	Ausgabenanalyse, Vertragslebenszyklusmanagement und E-Procurement	Unternehmen, die nach einer robusten Lösung mit erweiterten Funktionen wie Ausgabenanalyse und Vertragsmanagement suchen.
Spendwise	Bestandsverfolgung, Lieferantenverwaltung und anpassbare Kategorien	Kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ein einfaches Tool zur Verwaltung von Lagerbeständen und Lieferantenbeziehungen wünschen.

Was sind die besten Optionen für Open-Source-Beschaffungssoftware?

Zu den besten Open-Source-Beschaffungssoftwareoptionen gehören Odoo, Dolibarr, ProcureDesk, SpendMap, xTuple, ERPNext, OroCommerce und QuickFSM.

Hier ist eine Liste mit den besten Open-Source-Optionen für Beschaffungssoftware:

• Odoo
• Dolibarr
• ProcureDesk
• SpendMap
• xTupel
• ERPNex
• OroCommerce
• SchnellFSM

Wie schneidet kostenlose und Open Source-Beschaffungssoftware im Vergleich zu kostenpflichtigen Lösungen ab?

Kostenlose und Open-Source-Beschaffungssoftware ist im Vergleich zu kostenpflichtigen Lösungen in Bezug auf Kosteneffizienz, Community-Support und Anpassungsmöglichkeiten besser, verfügt jedoch möglicherweise nicht über erweiterte Funktionen, dedizierten Kundensupport und regelmäßige Updates.

Für Startups oder kleine Unternehmen mit geringem Budget sind kostenlose und Open-Source-Beschaffungstools eine erschwingliche Option. Sie verfügen häufig über eine aktive Benutzer- und Entwickler-Community, die Fachwissen teilt, Support bietet und zur Weiterentwicklung der Software beiträgt. Dies kann zu einem großen Funktionsumfang und der Möglichkeit führen, das Programm an bestimmte Geschäftsanforderungen anzupassen.

Im Vergleich zu Premium-Alternativen bietet kostenlose und Open-Source-Software jedoch möglicherweise nicht denselben Grad an ausgereifter Funktionalität, einwandfreier Benutzererfahrung, engagiertem Kundensupport und häufigen Upgrades.

 In kostenpflichtigen Lösungen sind häufig umfassende Schulungen, kompetenter Kundensupport und regelmäßige Updates enthalten, damit die Software immer auf dem neuesten Stand hinsichtlich Branchenänderungen und gesetzlichen Anforderungen ist.

Darüber hinaus verfügen sie möglicherweise über stärkere Sicherheitsmaßnahmen, die für Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen, wichtig sind.

Wer kann von Beschaffungssoftware profitieren?

Organisationen jeder Größe und aus verschiedenen Branchen können von Beschaffungssoftware profitieren, da sie den Beschaffungsprozess rationalisiert und automatisiert, was zu Kosteneinsparungen und verbesserter Effizienz führt.

Unternehmen mit komplizierten Beschaffungsverfahren, an denen mehrere Lieferanten beteiligt sind und die ein erhebliches Einkaufsvolumen aufweisen, können von einer Beschaffungssoftware erheblich profitieren.

Für wen ist der Einsatz einer Beschaffungssoftware von Vorteil?

• Kleine Unternehmen
• Mittlere bis große Unternehmen
• Organisationen des öffentlichen Sektors
• Gemeinnützige Organisationen

Wie können Unternehmen unterschiedlicher Größe von Beschaffungssoftware profitieren?

Unternehmen jeder Größe können von Beschaffungssoftware profitieren, da sie den Beschaffungsprozess rationalisiert und automatisiert, was unabhängig von der Größe ihrer Geschäftstätigkeit zu Kosteneinsparungen und verbesserter Effizienz führt.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Vorteile Unternehmen haben:

Unternehmensgröße	Hauptvorteile
Für kleine Unternehmen	Optimiert Einkaufsprozesse, um Zeit zu sparen und Kosten zu senken. Verbessert die Transparenz bei Ausgaben und damit die Budgetverwaltung. Vereinfacht das Lieferantenmanagement und ermöglicht bessere Verhandlungen und Beziehungen.
Mittlere Unternehmen	Bietet genauere Daten für die Entscheidungsfindung und ermöglicht so strategischere Einkäufe. Verbessert die Compliance und reduziert Risiken durch besseres Vertragsmanagement. Verbessert die Bestandskontrolle und reduziert Überbestände und Fehlbestände.
Große Unternehmen	Integriert komplexe Lieferketten in eine einzige, verwaltbare Plattform. Ermöglicht globale Ausgabenanalysen und Lieferantenleistungsverfolgung und optimiert so Beschaffungsstrategien. Erleichtert die Einhaltung internationaler Vorschriften und Standards.

Welche Preismodelle gibt es für Beschaffungsmanagement-Software?

Das Preismodell der Beschaffungssoftware umfasst Abonnements, Preise pro Benutzer, Preise pro Transaktion, ein Freemium-Modell, eine einmalige Lizenzgebühr und gestaffelte Preise.

Hier sind einige gängige Preismodelle für Beschaffungssoftware:

• Abonnementbasierte Preise: Normalerweise fällt hierfür eine monatliche oder jährliche Gebühr an. Es kann mehrere Stufen umfassen, die je nach gewählter Abonnementstufe jeweils unterschiedliche Features und Funktionen bieten.
• Preise pro Benutzer: Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer, die das Programm pro Benutzer nutzen. Durch dieses einfache Konzept steigen die Kosten proportional zur Anzahl der Benutzer.
• Preise pro Transaktion: Die Gebühren richten sich nach der Anzahl der Transaktionen, die die Software verarbeitet. Ideal für Unternehmen, die die Kosten lieber direkt im Zusammenhang mit Beschaffungsaktivitäten über ein Pay-as-you-go-Modell abwickeln möchten.
• Freemium-Modell: Ein Freemium-Modell bietet die grundlegendsten Funktionen und verlangt eine Gebühr für erweiterte Funktionen. Perfekt für Startups oder kleine Unternehmen, die mit Beschaffungssoftware nicht vertraut sind und die wesentlichen Funktionen testen möchten, bevor sie sich für ein Abonnement entscheiden.
• Einmalige Lizenzgebühr: Besteht aus einer einmaligen Vorauszahlung, die dem Käufer unbegrenzten Zugriff auf das Programm gewährt. Im Gegensatz zu Cloud-basierten Lösungen ist dies normalerweise mit Installationen verbunden, die vor Ort durchgeführt werden.
• Preisstaffelung: Es werden verschiedene Pakete angeboten, die jeweils einen Funktionsumfang für unterschiedliche Unternehmensanforderungen bieten. Unternehmen können ein Paket entsprechend ihren Anforderungen und finanziellen Einschränkungen auswählen und bei Bedarf jederzeit ein Upgrade durchführen.

Welche potenziellen versteckten Kosten oder Gebühren sind mit dem Beschaffungstool verbunden?

Zu den potenziellen versteckten Kosten oder Gebühren im Zusammenhang mit Beschaffungssoftware können der Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Verwaltung des Beschaffungsprozesses, Softwarelizenzgebühren für Bestellsysteme oder Bestandsverwaltungstools sowie Rechtskosten im Zusammenhang mit Vertragsverhandlungen oder Lieferantenstreitigkeiten gehören.

Zu den potenziellen versteckten Kosten gehören:

• Zeit und Mühe: Mitarbeiter, die nicht über ein automatisiertes System verfügen, müssen Stunden damit verbringen, Informationen zu suchen und Papiere zu sortieren. Es wäre sinnvoller, diese Zeit für strategischere Projekte zu verwenden.
• Software-Lizenzgebühren: Dabei handelt es sich um die Ausgaben für den Erwerb und die Pflege der Software. Dazu können der Preis für den Erstkauf, wiederkehrende Mitgliedsbeiträge sowie Update- und Upgrade-Preise gehören.
• Anwaltskosten: Im Falle eines Vertragsstreits können hohe Prozesskosten anfallen und es kann zu einer Schädigung der Unternehmensbeziehungen kommen.
• Schulungskosten: Es kann Geld kosten, den Mitarbeitern beizubringen, wie sie die neue Software effizient nutzen können. Dazu können der Preis für das Schulungsmaterial, die Dauer der Sitzungen und der mögliche Produktivitätsverlust während der Schulung gehören.
• Implementierungskosten: Als Implementierungskosten werden die Kosten für die Installation der Software und ihre Integration in bestehende Systeme bezeichnet. Dazu können auch Kosten für Änderungen, Datenmigration und IT-Beratung gehören.

Wie schneiden die Preismodelle verschiedener Anbieter von Beschaffungssoftware im Vergleich ab?

Die Preismodelle der verschiedenen Anbieter von Beschaffungssoftware variieren: Einige berechnen Gebühren pro Benutzer und Monat, andere bieten gestaffelte Preise basierend auf den enthaltenen Funktionen und Diensten an.

So vergleichen sich die Anbieter von Beschaffungssoftware:

Provider	Preismodell	Startpreis
Coupa	Abonnementbasiert	Kontakt für Preise
GEP SMART	Abonnementbasiert	$ 500.00 / Monat
Jaggaer	Abonnementbasiert	Kontakt für Preise
Prokurifizieren	Abonnementbasiert	$ 1,000.00 / Monat
SAP Ariba	Abonnementbasiert	2.63 $ bis 50.00 $/Monat
Oracle Procurement Cloud	Abonnementbasiert	$ 400.00 / Monat

Wie gehen führende Unternehmen Leververaltete Beschaffungssoftware?

Führende Unternehmen nutzen Beschaffungssoftware, um Prozesse zu optimieren, die Transparenz zu verbessern, Transaktionen zu beschleunigen, Kosten zu senken und Lieferantenbeziehungen zu stärken. Führende internationale Konzerne nutzen Beschaffungssoftware, um die Digitalisierung und internationale Innovation voranzutreiben.

Diese Unternehmen bieten Lösungen an, die durch den Einsatz von Technologien wie Cloud Computing, künstlicher Intelligenz und Datenanalyse die Transparenz erhöhen, Transaktionen beschleunigen, Kosten sparen und die Beziehungen zu Lieferanten stärken.

Beispielsweise bietet Icertis seinen Kunden intelligente Vertragsmanagementdienste, die den Source-to-Contract-Prozess beschleunigen, Risiken senken und zügigere Verhandlungen ermöglichen.

Für die Beschaffungsfunktion bietet Basware eine Reihe von Lösungen, wie P2P, AP-Automatisierung, E-Invoicing und eProcurement. Durch die Nutzung von Basware zur Automatisierung des P2P-Prozesses kann die Beschaffung ihre Effizienz steigern, Kosten senken und vollständige Transparenz über ihre Ausgaben und Lieferanten erlangen.

Capgemini bietet digitale Lösungen, die eine nachhaltige und reibungslose Beschaffung fördern und gleichzeitig den Beschaffungsvorgang optimieren. Mit seiner Supplier Relationship Management (SRM)-Software hilft Epicor Software seinen Kunden, effizienter einzukaufen und strategischer zu beschaffen.

Zycus wird für seine leistungsstarke Analyse, seine hochentwickelten KI-gestützten Funktionen und seinen hervorragenden Kundenservice gelobt. Workday schlägt durch den Einsatz von maschinellem Lernen geeignete Kostenkategorien für eine problemlose Anforderung vor.

Darüber hinaus bietet es erstklassige Finanz- und HR-Apps mit integrierter KI, sodass Unternehmen schneller und sicherer Entscheidungen treffen, reibungslose Finanz- und Geschäftsprozesse durchführen und ihren Mitarbeitern die Tools bereitstellen können, die sie für eine optimale Leistung benötigen.

Was sind einige Beispiele aus der Praxis für die erfolgreiche Implementierung von Beschaffungssoftware?

Zu den erfolgreichen Implementierungen von Beschaffungssoftware aus der Praxis zählen die strategischen Initiativen und innovativen Ansätze von IBM sowie Headway, ein Unternehmen für die Entwicklung mobiler Apps, das die Funktionen von Dynamics 365 nutzt, um seinen Onboarding-Prozess zu verbessern.

So nutzen diese Unternehmen Beschaffungssoftware:

• IBM: IBM, eines der größten Technologieunternehmen der Welt, hatte mit der Beschaffung einige Schwierigkeiten. Dennoch hat das Unternehmen seine Beschaffung durch mutige Schritte und kreative Methoden effektiv verbessert. Der Erfolg von IBM ist größtenteils auf die Betonung von Partnerschaften mit Lieferanten zurückzuführen.
• Fortschritt: Die Auswirkungen von Beschaffungssoftware zeigen sich im wirklichen Leben, wie beispielsweise bei Headway, einem Unternehmen, das mobile Anwendungen entwickelt. Headway verbesserte seinen Onboarding-Prozess und erhöhte Öffnungsraten, App-Käufe und Konversionsraten durch die Nutzung der Funktionen von Dynamics 365.

Was sind die typischen ROI-Kennzahlen für Unternehmen, die Beschaffungssoftware verwenden?

Die typischen ROI-Kennzahlen für Unternehmen, die Beschaffungssoftware verwenden, sind Gesamtbetriebskosten (TCO), Kosten-Nutzen-Analyse (CBA), Return on Investment (ROI) und Bestellzykluszeit.

Hier sind einige ROI-Kennzahlen, die Unternehmen verwenden:

• Total Cost of Ownership (TCO)
• Kosten-Nutzen-Analyse (CBA)
• Kapitalrendite (ROI)
• Bestellzykluszeit
• Leistung des Anbieters
• Ausgabenanalyse
• Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Compliance-Prozessen

Ein Bericht der Aberdeen Group ergab, dass Unternehmen, die Beschaffungssoftware verwenden, ihre Beschaffungskosten im Vergleich zu Unternehmen mit herkömmlichen manuellen Prozessen um 27 % senken konnten.

Darüber hinaus berichteten Unternehmen, die Beschaffungssoftware verwenden, von einer 25-prozentigen Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten und einer 20-prozentigen Verbesserung der Lieferantenleistung.

Was sind die besten Beschaffungssoftwarelösungen im Jahr 2024?

Zu den Top-Beschaffungssoftwarelösungen im Jahr 2024 gehören Coupa, GEP SMART, JAGGAER, Oracle Fusion Cloud Procurement und Precoro.

Hier ein tabellarischer Vergleich der besten Beschaffungssoftware 2024:

Software	Benutzerbewertung (von 5)	Vorteile	Nachteile
Coupa	4.5	Umfassende Ausgabenmanagementfunktionen, starke Integration mit ERP-Systemen und benutzerfreundliche Oberfläche	Kann für kleine Unternehmen teuer sein und komplexe Funktionen können Schulungen erfordern
GEP SMART	4.4	Einheitliche Beschaffungsplattform, hervorragende Analyse- und Berichtsfunktionen sowie anpassbare Workflows	Die Benutzeroberfläche kann für neue Benutzer überwältigend sein und die Einrichtung und Anpassung kann zeitaufwändig sein
JAGGAER	4.3	Umfangreiche Funktionen für das Lieferantenmanagement, starke Leistung im direkten und indirekten Einkauf sowie globale Kapazitäten	Die vollständige Integration kann komplex sein und erheblichen IT-Support erfordern
Oracle Fusion Cloud-Beschaffung	4.2	Tiefe Integration mit anderen Oracle-Produkten, skalierbare Cloud-basierte Lösungen und robuste Sicherheitsfunktionen	Kann kostspielig sein, insbesondere für kleinere Betriebe, und die Lernkurve für diejenigen, die mit Oracle-Systemen nicht vertraut sind
Precoro	4.6	Intuitiv und einfach zu bedienen für alle Unternehmensgrößen, gut für die Verwaltung mehrerer Standorte und transparente Preise	Bei sehr großen Unternehmen sind die Funktionen möglicherweise eingeschränkt und die Reaktionszeiten des Kundensupports variieren

Was sind die Stärken und Schwächen der beliebtesten Beschaffungsplattformen?

Zu den Stärken der beliebtesten Beschaffungsplattformen zählen robuste Funktionen zur Verwaltung von Beschaffungsprozessen, benutzerfreundliche Schnittstellen und nahtlose Integrationsmöglichkeiten. Zu ihren Schwächen zählen hingegen häufig hohe Kosten, begrenzte Lieferantennetzwerke und technische Komplexität.

Hier die Stärken und Schwächen der besten Beschaffungssoftware 2024:

Coupa

Stärken:

• Umfassende Ausgabenmanagementfunktionen verbessern die Transparenz und Kontrolle der Unternehmensausgaben.
• Die starke Integration mit ERP-Systemen erleichtert die nahtlose Datensynchronisierung zwischen Geschäftsfunktionen.

Schwächen:

• Die hohen Kosten können für kleinere Unternehmen oder solche mit begrenztem Budget ein erhebliches Hindernis darstellen.
• Aufgrund der Komplexität des Systems sind umfangreiche Schulungen und Einarbeitungszeiten erforderlich, die zeitaufwändig sein können.

GEP SMART

Stärken:

• Bietet eine einheitliche Plattform, die alle beschaffungsbezogenen Aktivitäten integriert und so die Gesamtprozesseffizienz verbessert.
• Bietet erweiterte Analyse- und Berichtstools, die Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Beschaffungsstrategien zu verfeinern.

Schwächen:

• Die Benutzeroberfläche kann für neue Benutzer überwältigend sein, was die Lernkurve potenziell steiler machen kann.
• Anpassungsprozesse können umfangreich und zeitintensiv sein und möglicherweise die vollständige Bereitstellung verzögern.

JAGGAER

Stärken:

• Bietet umfassende Tools zum Lieferantenmanagement, die eine effektive Verwaltung der Lieferantenbeziehungen und -leistung ermöglichen.
• Bietet robuste Funktionen für die direkte und indirekte Beschaffung und ist daher vielseitig für verschiedene Branchenanforderungen geeignet.

Schwächen:

• Die Integration in bestehende Systeme kann komplex sein und erheblichen IT-Support erfordern.
• Aufgrund der umfangreichen Funktionen des Systems kann es zu einer längeren Einrichtungs- und Eingewöhnungszeit kommen.

Oracle Fusion Cloud-Beschaffung

Stärken:

• Umfassende Integrationsfunktionen mit anderen Oracle-Produkten schaffen eine einheitliche Umgebung für Benutzer, die bereits im Oracle-Ökosystem sind.
• Skalierbare Cloud-basierte Lösung, die robuste Sicherheitsfunktionen bietet, die für große Organisationen geeignet sind.

Schwächen:

• Die Gesamtkosten können recht hoch sein, insbesondere beim Hinzufügen weiterer Module oder benutzerdefinierter Funktionen.
• Für Benutzer, die noch nicht mit Oracle-Systemen vertraut sind, kann die Navigation in der Benutzeroberfläche und den Funktionen eine Herausforderung sein.

Precoro

Stärken:

• Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche ist es für Unternehmen jeder Größe zugänglich und erleichtert die schnelle Einführung und Nutzung.
• Bietet transparente Preise und ist daher eine attraktive Option für kleine und mittelgroße Unternehmen.

Schwächen:

• Möglicherweise fehlen einige der erweiterten Funktionen, die sehr große Unternehmen oder hochkomplexe Beschaffungsvorgänge benötigen.
• Die Reaktionszeit des Kundensupports kann unterschiedlich ausfallen, was sich in kritischen Zeiten möglicherweise auf das Benutzererlebnis auswirkt.

Wie entwickelt sich Beschaffungssoftware im Zuge aktueller Technologietrends?

Beschaffungssoftware entwickelt sich mit aktuellen Technologietrends weiter, indem sie künstliche Intelligenz, Big Data und Blockchain integriert und den Schwerpunkt auf Nachhaltigkeitsinitiativen legt.

Vertragsverhandlungen, Störungsvorhersagen und Lieferantendatenanalysen werden alle mit künstlicher Intelligenz (KI) durchgeführt. Big Data unterstützt die Datennutzung und den vorausschauenden Einkauf, um Genauigkeit und Leistung zu steigern.

Blockchain macht die Lieferkette transparenter, verringert Betrug und erleichtert die Rückverfolgung der Authentizität und ethischer Quellen.

Darüber hinaus legen Unternehmen einen größeren Wert auf Nachhaltigkeitsaktivitäten und suchen nach fairen Lieferantenbeziehungen sowie umweltverträglichen Methoden. Diese Entwicklungen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Lieferketten finden, einkaufen und handhaben, grundlegend.

Welche zukünftigen Entwicklungen werden in der Beschaffungssoftwarebranche erwartet?

Zu den künftigen Entwicklungen in der Beschaffungssoftwarebranche zählen voraussichtlich der Wandel hin zu einer multipolaren Welt, Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens, demografische Veränderungen, der Übergang zu kohlenstoffarmer Energie, die digitale Beschaffung und der Aufstieg cloudbasierter Beschaffungsplattformen.

Hier sind einige erwartete zukünftige Entwicklungen in der Branche der besten Beschaffungsmanagement-Software:

• Multipolare Welt
• Fortschritte in der KI und im maschinellen Lernen
• Demografischer Wandel
• Übergang zu kohlenstoffarmer Energie
• Digitale Beschaffung
• Cloudbasierte Beschaffungsplattformen

Welchen Einfluss werden neue Technologien auf Beschaffungssoftware haben?

Neue Technologien werden die Beschaffungssoftware erheblich beeinflussen, indem sie die Automatisierung vorantreiben, die Datenanalyse verbessern und die Lieferantenbeziehungen optimieren.

Hier ist ein genauerer Blick auf diese Technologien und ihre möglichen Auswirkungen:

• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): KI kann vergangene Daten und erlernte Präferenzen nutzen, um wiederkehrende Beschaffungsentscheidungen und -aufgaben zu automatisieren, wie etwa die Lieferantenauswahl und Nachbestellpunkte. Beschaffungsteams können präventive Maßnahmen ergreifen, indem sie Algorithmen für maschinelles Lernen nutzen, die zukünftige Preis- und Lieferantenzuverlässigkeitsmuster vorhersagen.
• Internet der Dinge (IoT): IoT-Geräte können den Lagerbestand im Auge behalten und bei Engpässen selbstständig Bestellungen aufgeben, sodass jederzeit optimale Lagerbestände gewährleistet sind. Über die gesamte Lieferkette hinweg können IoT-Sensoren Produkte verfolgen und Echtzeitinformationen zu ihrer Position, ihrem Zustand und ihren Lieferplänen liefern.
• Blockchain: Durch die Erstellung manipulationssicherer Aufzeichnungen von Kontakten und Transaktionen mit Lieferanten kann Blockchain die Compliance und das Vertrauen im gesamten Beschaffungsprozess verbessern. Wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind, können sie die Vertragsausführung und Zahlungen automatisieren, wodurch Verzögerungen reduziert und die Notwendigkeit manueller Kontrollen eliminiert wird.
• Big-Data-Analyse: Umfangreiche Lieferantenleistungsdaten können über Big Data analysiert werden, was die Auswahl der zuverlässigsten und günstigsten Lieferanten erleichtert. Verbesserte Tools zur Analyse von Beschaffungsdaten helfen dabei, Einsparpotenziale und Ausgabentrends zu erkennen.
• Roboter-Prozessautomatisierung (RPA): RPA setzt Personalressourcen für strategischere Aufgaben frei, indem es sich um sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsverarbeitung kümmert. Die routinemäßige Prozessautomatisierung erhöht die Genauigkeit und Effizienz, indem sie die Möglichkeit menschlicher Fehler verringert.