Escrevendo modelo de RFP de comércio eletrônico para B2B explicado!

Quais são seus maiores riscos quando se trata de contratação de fornecedores B2B? A maioria das organizações se encontra em grandes incertezas durante o período pós-pandemia, marcado pela volatilidade nas cadeias de suprimentos.

Hoje, mais de 35% das empresas dependem de compras por meio de canais digitais. Apenas 1/3 dessas empresas acredita que os fornecedores digitais têm a capacidade de atender às suas expectativas. 

Os outros 2/3 destacam vários desafios que eles enfrentam com novos fornecedores digitais, incluindo respostas lentas e ineficientes, preços inconsistentes e falta de transparência.

Como operador B2B, os custos de fazer negócios ao enfrentar esses desafios podem ser bastante avassaladores. É aí que um Modelo de RFP de comércio eletrônico vem para salvar o dia. 

Uma RFP bem escrita e pensada tem o potencial de gerar respostas de alta qualidade, economizando seu tempo na escolha de fornecedores. Você terá propostas interessantes e parcerias engenhosas que complementam os objetivos, políticas e visão de sua empresa. Em troca, você experimenta a consistência da cadeia de suprimentos de qualidade, traduzindo-se em mais receitas.

Se mal escrito, seu RPF confundirá os licitantes e acionará os fornecedores para minar a reputação de sua startup. 

Felizmente, criar uma excelente RFP não é um grande problema se você acertar desde o início. Seguir uma estrutura clara com todos os elementos da RFP ajudará você a acertar. Aqui está um guia rápido. 

RFP: Definição

Um documento de RFP (solicitação de proposta) permite que um empreendimento B2B avalie fornecedores durante a inicialização ou re-plataforma e, eventualmente, garanta licitações.

Ele nivela o playground para todos os fornecedores em potencial, facilitando a identificação da melhor empresa que pode atender às suas necessidades e expectativas de negócios. Se você pretende garantir lances dos melhores fornecedores, a criação de conteúdo conciso e relevante para seu documento de RFP deve ser uma prioridade. 

Na realidade, isto exige muito trabalho, mais do que parece. A Associação de Profissionais de Gestão de Propostas nos EUA observa que seus membros gastam mais de 40 horas por semana redigindo e enviando RFPs. Além do mais, 45% desses profissionais têm que conciliar tarefas secundárias, como marketing e redação de RFPs. No final, você cede o que é preciso para vencer. 

Quem se beneficia deste guia de RFP?

Esteja você lançando, reformulando a marca ou re-plataformando seu empreendimento B2B, conhecer o básico para escrever um RPF vencedor é essencial para o crescimento e a lucratividade de longo prazo, na medida em que você adquirir bens e serviços de fornecedores de comércio eletrônico.

As respostas da RFP ajudarão você a destacar discrepâncias e criar consenso internamente com sua equipe ao decidir sobre os fornecedores com os quais se associar.

Nosso guia é perspicaz para equipes internas de compras B2B, bem como agências que pesquisam fornecedores em potencial em nome de seus clientes. Outros grupos que se beneficiam deste guia incluem:

Fundamentos da RFP: O Processo de Redação do Modelo de RFP

Escrever uma RFP bem pensada começa com a pessoa que faz o trabalho. Eles precisam estar bem informados sobre o assunto em questão e fornecer o máximo de detalhes possível para ajudar os fornecedores a entender bem seu empreendimento B2B.

Além disso, eles devem seguir o processo certo para garantir que o rascunho final seja consistente com suas necessidades de compras e tenha um potencial maior para atingir suas metas de negócios. 

Seu processo de redação de RFP deve destacar os seguintes componentes:

Questionário de Perfil do Fornecedor

Ajudará se você conhecer o fornecedor com o qual provavelmente fará negócios, em detalhes, mesmo antes de contatá-lo. Isso lhe dá uma visão melhor de seu histórico, incluindo visão, missão e políticas de negócios. Essas informações ajudarão você a determinar se eles podem corresponder ao potencial que você espera depois de abrir as cadeias de suprimentos. 

As seções a serem incluídas no questionário de perfil do fornecedor devem abordar informações gerais, incluindo nome da empresa, endereço, telefone e site. Você também deseja saber sobre suas informações de contato, estrutura de propriedade e número de funcionários.   

Lista de recursos de comércio eletrônico B2B

Esta seção contém a lista de recursos sobre os quais você pode consultar fornecedores em potencial. Por exemplo, você deseja saber sobre o tipo de sistema que eles usam para gerenciamento de catálogo.

Você deseja conhecer o processo de integração para novos clientes, neste caso, seu empreendimento B2B. Outras questões a serem incluídas nesta seção são:

Questionário Técnico

O questionário técnico provavelmente será a parte mais longa da sua RFP porque toca em bases que afetam diretamente sua startup B2B.

Por exemplo, você deseja conhecer as tecnologias de segurança usadas pelos fornecedores e se elas garantem confiabilidade a longo prazo. Você também quer saber se a infraestrutura de TI deles pode suportar a estrutura de fazer negócios com eles. 

Outras perguntas a serem incluídas sobre tecnicismos devem abordar:

Questionário de licenciamento e preços

Os fornecedores digitais geralmente têm taxas ocultas que nunca aumentam no estágio da RFP. No entanto, seu empreendimento B2B precisa de clareza antes de se comprometer com qualquer contrato de fornecimento.

Seja descarado com perguntas sobre preços, pedindo que descrevam os critérios de precificação de seus produtos e serviços. Por exemplo, eles têm um preço de taxa fixa? Que tal níveis de % de desconto em pedidos em grandes quantidades? 

Você também deseja ter uma visão melhor sobre seus requisitos de licenciamento. Faça perguntas pertinentes que apontam para isso. 

Dicas para criar uma RFP vencedora para sua startup B2B

O principal objetivo de uma RFP é determinar se o fornecedor ajudará a atender às suas necessidades e objetivos de negócios. Suas perguntas devem ser objetivas e voltadas para a elaboração de suas expectativas. Se o fornecedor não puder responder a isso, eles não são o que você precisa.  

É imperativo observar que existem várias raças de fornecedores B2B, dependendo de sua abordagem e experiência. No entanto, a maioria dos fornecedores geralmente adota a mesma abordagem para suas soluções, tendendo a facilitar as vendas, o marketing e o serviço. 

Fique atento às abordagens que atendem às suas necessidades e objetivos de negócios desde o início antes de selecionar fornecedores em potencial. Suas opções podem incluir um fornecedor orientado à experiência, comércio sem periféricos, uma plataforma de comércio central e soluções pontuais. 

Depois disso, use as dicas a seguir ao preparar perguntas ou requisitos para sua RFP.

1. Identifique suas principais personas de usuário

A experiência intuitiva do usuário é o que impulsiona muitas plataformas de comércio eletrônico. Você deve personalizar sua RFP para criar a experiência ideal que você imagina para o seu negócio por pessoa.

Discuta com seus stakeholders para determinar personas críticas e mapeá-las em questões específicas. Dessa forma, você obterá respostas perfeitas e eliminará fornecedores que tentam vender recursos que sua empresa não precisa. 

Algumas personas de usuários para fornecedores B2B incluem:

2. Esclareça suas necessidades de gerenciamento de produtos

Além de atender às necessidades do cliente, você também deseja ter uma boa experiência gerenciando seus produtos na plataforma do fornecedor.

Em sua RFP, inclua requisitos que dão suporte à criação e distribuição de feeds de dados do produto para canais online. Você também pode perguntar se a plataforma do fornecedor oferece suporte a várias unidades de medida. 

3. O que você precisa em termos de gerenciamento de conteúdo e marketing?

O gerenciamento de conteúdo eficiente é fundamental se você pretende comercializar seu empreendimento B2B com sucesso. Inclua as seguintes perguntas ou requisitos em sua RFP:

4. Gestão de Contas

Os requisitos de gerenciamento de contas devem refletir as necessidades de sua empresa e do cliente. Por exemplo, o fornecedor oferece um processo de registro de conta contínuo? E os processos de redefinição de senha e gerenciamento de assinatura? Outras questões a serem destacadas em seu RPF em relação ao gerenciamento de contas incluem:

5. Outras integrações

Inclua perguntas sobre essas integrações em sua RFP:

Erros a evitar ao escrever uma RFP B2B

Dica: seja específico e esclareça suas expectativas

Os fornecedores dificilmente aceitarão uma RFP duvidosa ou pouco clara, muito menos responder a ela. Eles analisam todas as perguntas e pedem clareza sempre que possível antes de encaminhar o documento para você.

É por isso que é imperativo facilitar para eles e obter as respostas que permitirão que você tome uma decisão informada. A concisão de sua RFP é um forte precursor para uma parceria de sucesso agora e no futuro. Quanto mais claro você for, maior a probabilidade de atingir seus objetivos definidos.