Verbessern Sie Ihr Datenmanagement mit einem vertrauenswürdigen Datenraumanbieter

Wussten Sie, dass im Durchschnitt ein Datenmissbrauch auf Unternehmensebene kostet 4.35 Millionen Dollar, während diese Zahl in den kommenden Monaten voraussichtlich über 5 Millionen Dollar steigen wird? Darüber hinaus ist die häufige Arten von Datenschutzverletzungen Dazu zählen Phishing-Angriffe, Identitätsdiebstahl, arbeitsbezogene Verstöße und Verstöße gegen den Schutz personenbezogener Daten.

Cybersicherheit hat für jedes wettbewerbsfähige Unternehmen höchste Priorität und ist ein integraler Bestandteil der Datenverwaltungspraktiken von Unternehmen.

Trotz beispielloser Bemühungen, eine sicherere digitale Welt zu schaffen, finden Cyberkriminelle immer noch ihren Weg in die digitale Welt. Wie lassen sich diese Risiken minimieren? Eine zuverlässige und zertifizierte Methode hierfür ist der Einsatz von virtuelle Datenräume.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Virtuelle oder elektronische Datenraumsoftware ist Ein cloudbasiertes, vollständig steuerbares Dokumenten-Repository für alle Anforderungen des Geschäftsdatenmanagements. Jeder, der Datenraum-Software nutzt, kann Dokumente und Dateien im Datenraum freigeben, speichern, abrufen oder verteilen.

Die Software bietet außerdem eine umfassende Palette an Dokumentenverwaltungstools wie Dateieditoren, Dokument- oder Excel-Dateibetrachter, Anmerkungen, Texthervorhebungstools und so weiter.

Einfach ausgedrückt ist Online-Datenraum-Software nicht nur ein gewöhnliches Speichertool, sondern eine umfassende Datenverwaltungslösung.

Darüber hinaus sind Datenraumdienste heutzutage nicht auf bestimmte Branchen oder Unternehmen beschränkt. VDR-Technologie wird in nahezu allen Sektoren für unterschiedliche Zwecke eingesetzt, beispielsweise bei Fusionen, Übernahmen, Crowdfunding, Fundraising und im Vermögenshandel.

Sicheres Datenmanagement mit virtuellen Datenräumen

An einer Übernahme interessierte Investoren können bereits beim geringsten Hinweis darauf, dass Due-Diligence-Daten anfällig für Cyberangriffe sind, sofort von einer Transaktion zurücktreten.

Wer nicht in sichere Methoden zum Datenaustausch bei Fusionen und Übernahmen investiert, vergrault bereits viele gute Investoren, sagt Angleo Dean – CEO von datarooms.org. Hier ist eine vollständige Checkliste für die Due Diligence bei Cybersicherheitstransaktionen um sicherzustellen, dass Ihr Datenraum gemäß den Vorschriften der Behörden in Ihrer Region richtig eingerichtet ist.

01. Optimierte Due Diligence

Wie Dean erwähnte, ist Cybersicherheit ein zentraler Punkt bei Fusionen und Übernahmen, da im Laufe von Tagen, Wochen oder sogar Monaten Tonnen von Dokumenten geteilt, angezeigt und ausgetauscht werden müssen. 

Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit können Investoren sofort abschrecken, und genau das ist passiert, als Facebook 2016 versuchte, Musical.ly (den Vorgänger von TikTok) zu übernehmen. Der Deal wurde abgesagt, als Facebook erkannte, dass die Daten von Musical.ly in China Cybersicherheitsrisiken ausgesetzt waren.

Virtuelle Datenräume sind eine gefragte Plattform für den Datenaustausch bei Fusionen und Übernahmen sowie anderen Aktivitäten. Die besten Anbieter virtueller Datenräume wie iDeals, Ansarada, Merrill oder Caplinked sind:

• Zertifiziert durch namhafte Organisationen wie ISO, FINRA, SOC, GDPR und HIPAA
• Voll ausgestattet mit den neuesten Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, Dokumentenzugriffskontrolle und Prüfprotokollen oder Aktivitätsberichten (die Sicherheit des Datenraums wird weiter unten erläutert)

Sie können virtuelle Datenräume auf Bewertungswebsites wie vergleichen G2, Capterra und Software Tipps.

02. Erstklassige Datensicherheit

VDR-Technologie basiert auf einem integralen Prinzip: Datensicherheit. Die Tiefe der Sicherheitsmechanismen virtueller Datenräume ist beispiellos. Ihr Unternehmen ist in jeder Phase auf unterschiedliche Weise geschützt.

Zum Beispiel gibt es zahlreiche Funktionen wie Zweistufige Verifizierung, Geräteentfernung, Gerätebereinigung und VDR-Zugriffswiderruf, die es unmöglich machen, in einen VDR einzubrechen oder etwas zu stehlen.

Darüber hinaus gibt es zusätzliche Schutzebenen für Dokumente, die das Ganze abrunden. Sie können den Dokumentenzugriff in Ihrem Datenraum ganz nach Ihren Wünschen steuern. Sie können entscheiden, wer Folgendes darf und wer nicht:

• Zugriff auf eine Datei oder einen beliebigen Abschnitt eines Dokuments
• Teilen, bearbeiten, entfernen, löschen, kommentieren, drucken, herunterladen oder kopieren Sie jede Datei

Ebenso können Sie mithilfe digitaler Wasserzeichen Aktivitäten oder Aktionen verfolgen, die an einer Datei durchgeführt werden. Diese Funktion verhindert außerdem Urheberrechtsverstöße.

Die Zaunansicht ist eine relativ neue, aber sehr gefragte Sicherheitsfunktion und nur in einigen der besten Datenräume verfügbar. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebige Zeilen, Absätze oder Abschnitte im Dokument einfach auszublenden.

03. Effizienteres Datenmanagement

Wie bereits erwähnt, bieten Online-Datenräume eine breite Palette an Datenverwaltungstools. Sie können beispielsweise:

• Dokumente nach Belieben in Ordner und Unterordner aufteilen
• Kommentieren, bearbeiten, löschen oder ändern Sie Dokumente je nach Ihrer Berechtigung im VDR
• Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop in den VDR
• Laden Sie Dateien in großen Mengen hoch, um Zeit zu sparen 
• Greifen Sie auf jede Datei zu, indem Sie einfach ein Schlüsselwort oder eine Textphrase aus dem Dokument verwenden

Zu den weiteren wichtigen Funktionen gehören die Dokumentversionskontrolle, der Datei-Tracker und Vorlagen für häufig verwendete Unternehmensdokumente.

Ich fasse es zusammen

Online-Datenraum-Software verändert das Online-Datenmanagement grundlegend. Sie bietet alles, was Sie für die vollständige Sicherheit Ihrer Daten benötigen, insbesondere bei der Weitergabe an externe Parteien bei der Mittelbeschaffung, beim Handel mit Vermögenswerten, bei Fusionen, Übernahmen oder Desinvestitionen.