El software de gestión de proyectos tiene numerosos beneficios que pueden ayudar a gestionar proyectos de manera eficiente. Algunas de las formas clave a través de las cuales ayuda el software de gestión de proyectos se analizan a continuación.
Puede utilizar el software de gestión de proyectos para planificar diferentes tareas relacionadas con el proyecto. Además, los gerentes pueden usar el software para asignar estas tareas a los miembros del equipo.
El software de gestión de proyectos también ayuda a priorizar y programar tareas y establecer plazos para los entregables del proyecto.
2. Colaboración en equipo
En un proyecto, diferentes miembros a menudo se reúnen para trabajar en él. Como resultado, el manejo manual de las responsabilidades del día a día se vuelve muy caótico. Aumenta aún más la posibilidad de retraso en el proyecto.
El software de gestión de proyectos hace que la colaboración sea muy sencilla. Proporciona información sobre los cronogramas del proyecto y las actualizaciones de tareas y mantiene a todos en la misma página. Por lo tanto, ayuda a una mejor comunicación entre todos.
3. Uso compartido de archivos
La mayoría del software de gestión de proyectos proporciona un espacio para cargar archivos y datos. Los miembros pueden usar este espacio para acceder y compartir los archivos.
Aunque existen muchas otras opciones de almacenamiento, el software de gestión de proyectos proporciona todos los datos en un solo lugar, lo que facilita las cosas.
Todos estos factores mejoran la eficiencia de los miembros del equipo que trabajan en un proyecto. Según el tipo de proyecto, otros beneficios del software de gestión de proyectos incluyen mejores informes, control del presupuesto y trabajo remoto.
Características principales que debe tener un software de gestión de proyectos
Uno sólo puede beneficiarse del software de gestión de proyectos cuando admite determinadas funciones. Aquí hay una lista de características imprescindibles que debe considerar al seleccionar un software de gestión de proyectos.
1. Herramientas de gestión de tareas
Muchos gerentes optan por el software de gestión de proyectos para administrar sus tareas. Por lo tanto, las herramientas de gestión de tareas son absolutamente innegociables.
La herramientas de gestión de tareas idealmente debería permitirle:
- Asignar tareas
- Crear prioridades de tareas
- Programar tareas
- Establecer fechas límite
- Agregar comentarios/retroalimentación sobre las actualizaciones
Estas funciones básicas son necesarias para que el software de gestión de proyectos finalice un proyecto.
2. Herramientas de colaboración en equipo
Con las herramientas de colaboración del software de gestión de proyectos, el gerente puede garantizar una comunicación eficiente entre todos los miembros del equipo.
Incluso si las herramientas de comunicación avanzadas no están disponibles, una plataforma de chat debe estar disponible en el software de gestión de proyectos para la comunicación instantánea entre los miembros del equipo.
3. Soporte de integración
Trabajar en un proyecto a menudo requiere la ayuda de múltiples software y aplicaciones. Cambiar de un software a otro resulta en una pérdida de tiempo y dificulta la gestión de la tarea.
Por lo tanto, el soporte para integraciones de aplicaciones nativas es crucial en Software de gestión de proyectos. Al seleccionar un software de gestión de proyectos, asegúrese de que pueda integrarse con el software o las aplicaciones esenciales que utiliza.
4. Panel de control del equipo
Tener un tablero de equipo en el software de gestión de proyectos puede ser muy útil. Puede proporcionar información sobre el proyecto con solo un vistazo a todos.
La visión general rápida del proyecto garantiza que todos permanezcan enfocados en sus tareas. Además, mejora la transparencia de los proyectos.
5. Informe y Análisis
Solo es posible monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) a través de informes. Por lo tanto, un buen software de gestión de proyectos debe tener funciones de informes y análisis para monitorear los KPI fácilmente.
Un informe visualizado de la misma es la guinda del pastel. La función de crear informes personalizables en el software de gestión de proyectos también es útil para centrarse en un parámetro en particular.
Otras buenas características para tener en Software de gestión de proyectos son opciones de facturación, una aplicación móvil y seguimiento de tiempo.
