Die 5 besten Softwares zur Ausgabenverfolgung

Ein wiederkehrendes Problem in Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist eine effiziente Finanzberichterstattung und Kostenverfolgung.

Es ist verständlich, dass es schwierig sein kann, den Kopf von den Betriebsabläufen abzuwenden und sich auf komplexe Vorgänge wie Gehälter und mitarbeiterbezogene Ausgaben zu konzentrieren.

Warum schließen Sie sich nicht der Cloud an und nutzen die Vorteile von Spesenabrechnungssoftware?

Cloudbasierte Optionen mit SaaS-Frameworks haben zur Entstehung dynamischer Plattformen geführt, die bei der Kostenverfolgung, Berichterstattung und dem Kundenbeziehungsmanagement helfen.

SaaS-Frameworks sind einfach zu implementieren und noch einfacher zu bedienen, da sie mehr Anpassungsmöglichkeiten und dynamische Schnittstellen bieten.

Dies erleichtert den Mitarbeitern die Akzeptanz und den Einstieg in die Nutzung einer solchen Software und reduziert Widerstände sowie den Aufwand.

Benötigen Sie eine Software zur Ausgabenverfolgung?

Sie denken bestimmt sofort ans Surfen im beste Spesenabrechnungssoftware da draußen und kaufen es, aber warten Sie! Beeilen Sie sich nicht!

Es ist unerlässlich, Ihr Unternehmen und dessen Bedürfnisse zu analysieren, bevor Sie eine SaaS-basierte Plattform implementieren. Dabei müssen bestimmte Faktoren berücksichtigt werden:

Lässt sich die Software, an der Sie interessiert sind, in die Steuerrahmenbedingungen Ihres Landes oder Ihrer Geschäftsstandorte integrieren?
Welche Art von Ausgaben möchten Sie verfolgen?
Wie hoch ist die Häufigkeit Ihrer Transaktionen?
Benötigen Sie zusätzliche Dienste wie CRM?
Wie viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen reichen Rechnungen unterschiedlicher Art ein?
Bietet die Software Benutzerfreundlichkeit, Integration und Automatisierung?

Viele weitere Faktoren hängen von der Art Ihres Unternehmens ab. Manche Tools eignen sich besser für Außendienstmitarbeiter, andere wiederum besser für Mitarbeiter im Homeoffice.

Als Geschäftsinhaber, müssen Sie eine organisatorische Heatmap erstellen, die Ihnen hilft, alle Ihre Anforderungen zu vereinfachen.

Dies ist aus einem anderen Grund wichtig. Software zur Ausgabenverfolgung verfügt über Administratorkontroll- und Hierarchiefunktionen, mit denen Sie Rollen, Privilegien und Berechtigungen zuweisen können.

Diese Genehmigungsfunktionen müssen wissen, in welchem Maße Sie den verschiedenen Ebenen in Ihrer Organisation Vertrauen entgegenbringen.

Analysieren Sie Ihre Backend-Technologie

Wenn Sie ein Unternehmen führen, müssen Finanzberichte und -analysen durchgeführt werden. Welche Tools verwenden Sie dafür?

Werden Ihre Gemeinkosten durch die Umstellung auf ein neues Cloud-basiertes Tool im Vergleich zum aktuellen Tool steigen oder sinken?

Die von Ihnen gewählte Lösung darf Ihnen keinen zusätzlichen Aufwand bereiten. Ein ideales Spesenabrechnungssystem minimiert die Lernkurven der Mitarbeiter. Dies trägt dazu bei, dass sich neue Technologien schnell und ohne Braindrain und mit minimalen Kosten verbreiten.

Nachdem Sie solche Faktoren bewertet haben, Sie gewinnen ein genaues Bild über die tatsächlichen Anforderungen und wählen das passende Werkzeug aus.

Wenn Sie beispielsweise ein Windows-basiertes Framework haben und die meisten Ihrer Mitarbeiter Windows-Telefone verwenden, können Sie Anwendungen ausschließen, die nur für Android oder iOS entwickelt wurden.

Sie haben Glück, wenn Ihre Mitarbeiter eher mit Android und iOS vertraut sind, da die meisten SaaS-Produkte mit diesen Plattformen integriert sind.

Hier haben wir eine kleine Liste cloudbasierter Reporting- und Tracking-Frameworks zusammengestellt, die einen ausgezeichneten Ruf genießen, erstklassige Funktionen bieten und in einigen der besten Preisklassen erhältlich sind. Guck mal!

Die 5 besten Ausgabenverfolgungs-Softwares

Sie sind:

Jetzt zertifizieren

Eine ausgezeichnete Option für KMU, Jetzt zertifizieren Es eignet sich ideal sowohl für mobile Nutzer als auch für Finanzabteilungen von Unternehmen. Es verfügt über eine Vielzahl integrierter Funktionen wie OCR-Scanning und automatisches Ausfüllen.

Es umfasst die Funktionen für vollständige mobile Berichts- und Übermittlungsprozesse. Zu den Nachteilen zählen, dass keine Automatisierung von ACH-Erstattungen möglich ist und keine Integration mit [fehlende Information] besteht. QuickBooks.

Xpenditure Kleinunternehmen

Xpenditure ist eine weitere leistungsstarke Plattform, die sich aktuell wachsender Beliebtheit erfreut und benutzerfreundliche, umfassende und flexible Funktionen zur Ausgabenverfolgung bietet.

Sie verfügen über Tools, die mehrere Buchhaltungssoftware Support, OCR-Technologie und sogar mehrsprachige Schnittstellen.

Dies ist eine hervorragende Option für KMU, die Mitarbeiter und Dienste an entfernten Standorten beschäftigen und finanzielle Kommunikationsbarrieren beseitigen müssen.

Bei näherer Betrachtung werden Sie feststellen, dass es extrem günstig ist. Es bietet integrierte Funktionen zur internationalen Ausgabenverfolgung, OCR-Scanning, leistungsstarke Verwaltungsfunktionen und vieles mehr.

Manchmal kann es beim OCR-Scannen zu einer Verzögerung kommen, aber abgesehen davon sind keine nennenswerten Mängel im Angebot festzustellen!

Kostenpfad

Sie möchten Ihre Bankdaten vertraulich behandeln? Die meisten Ausgabenverfolgungsprogramme und Berichtssysteme, wie zum Beispiel QuickBooks Zoho benötigt Ihre privaten Bankdaten für einen reibungslosen Betrieb und kann trotz robuster Sicherheitsvorkehrungen riskant sein.

Kostenpfad benötigt keine Bankdaten. Die Software ist einfach zu bedienen und bietet Administratorhandbücher für zusätzlichen Support. Sie erhalten eine risikofreie 30-Tage-Testversion, bei der Sie keine Zahlungsinformationen (Kreditkarte oder andere) eingeben müssen! Das finde ich ziemlich cool!

Allerdings gibt es bestimmte Hardwarespezifikationen, die aktualisiert werden müssen. Beispielsweise kann die Kamera keine spezifischen Dollarkurse und Herstellerinformationen verfolgen.

Die Eingabe muss manuell erfolgen. Dies führt zu einer unerwünschten Verzögerung bei Vorgängen.

Quittungsbank

Eines der einzigartigen Merkmale dieser Software ist der Zahlungsplan. Anstatt wie bei den anderen pro Benutzer abzurechnen, Quittungsbank Die Bezahlung richtet sich nach der Anzahl der monatlich bearbeiteten Artikel.

Das klingt für mich sehr logisch und flexibel und ist ein starkes Verkaufsargument für KMU.

Einzelunternehmer, die ihre Ausgaben verfolgen möchten, können für 14.99 $ pro Monat mit 50 verarbeiteten Artikeln beginnen. Alternativ kann eine Organisation einen einzelnen Benutzer auswählen, der dann für 300 $ 89.94 Artikel verwalten kann.

Sie können Bilder hochladen, Daten über mobile Schnittstellen erfassen und alle Standardfunktionen eines hochwertigen Ausgabenverfolgungssystems nutzen.

Die Benutzerebenen werden vom Administrator gesteuert. Sie können weitere Administratoren, Genehmiger und Einreicher hinzufügen und genehmigen.

Zoho Expenses

Ich schätze, die meisten von Ihnen haben vielleicht davon gehört Zoho Salesforce und die damit verbundenen Angebote. Zoho Expenses ist Teil derselben Teilmenge.

Als einer der renommiertesten CRM- und Cloud-Service-Anbieter weltweit ist die Servicequalität dieses Unternehmens unbestritten. Sie erhalten standardmäßig eine 14-tägige Testphase, die Ihnen ausreichend Zeit für eine Entscheidung bietet.

Endbenutzer können Daten auf verschiedene Weise eingeben, unter anderem über die Zoho Mobile App, die nahtlos mit Windows-, iOS- und Android-Telefonen funktioniert.

Daten können auch über das Zoho Expense Website. Sie können Belege einfach per E-Mail an eine Benutzer-ID senden, die speziell für das Framework erstellt wurde.

Zu den einzigartigen Merkmalen, die Sie nirgendwo sonst finden, gehören unter anderem die Google Chrome Add-on. Mit diesem Add-on können Sie Teile einer Webseite ausschneiden und als Quittungen verwenden.

Im Gegensatz zu anderen Systemen zur Ausgabenverfolgung bietet ZOHO integrierte Services wie Buchhaltung, CRM, Online-Umfragen, E-Mail-Management und vieles mehr.

Fazit

Es gibt unzählige SaaS-Frameworks, die ihren Endnutzern hervorragende Funktionen zur Ausgabenverfolgung bieten. Eines der fünf oben genannten könnte Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Die meisten anderen bieten ähnliche Funktionen neben einigen anderen Nachteilen. Sie müssen jedoch die Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau prüfen und analysieren, um eine fundierte Entscheidung zu treffen!

Lassen Sie nicht zu, dass fehlerhafte Berichte Ihr Unternehmen in den Ruin treiben. Investieren Sie in die richtige Software und behalten Sie den Überblick!