Projectmanagementsoftware heeft tal van voordelen die kunnen helpen bij het efficiënt beheren van projecten. Een paar van de belangrijkste manieren waarop Project Management Software helpt, worden hieronder besproken.
U kunt Project Management Software gebruiken om verschillende taken met betrekking tot het project te plannen. Bovendien kunnen de managers de software gebruiken om deze taken toe te wijzen aan teamleden.
Projectmanagementsoftware helpt ook bij het prioriteren en plannen van taken en het opstellen van deadlines voor projectresultaten.
2. Teamsamenwerking
In een project komen vaak verschillende leden samen om eraan te werken. Als gevolg hiervan wordt het handmatig afhandelen van de dagelijkse verantwoordelijkheden erg chaotisch. Het vergroot de kans op projectvertraging nog verder.
Projectmanagementsoftware maakt samenwerken supereenvoudig. Het biedt inzicht in projecttijdlijnen en taakupdates en houdt iedereen op dezelfde pagina. Het helpt dus bij een betere communicatie tussen iedereen.
3. Bestanden delen
De meeste projectbeheersoftware biedt een ruimte om bestanden en gegevens te uploaden. De leden kunnen deze ruimte gebruiken om de bestanden verder te openen en te delen.
Hoewel er tal van andere opslagopties zijn, biedt Project Management Software alle gegevens op één plek, wat de zaken eenvoudiger maakt.
Al deze factoren verbeteren de efficiëntie van de teamleden die aan een project werken. Andere voordelen van projectbeheersoftware zijn, afhankelijk van het projecttype, betere rapportage, budgetbewaking en werken op afstand.
Topfuncties die een projectbeheersoftware zou moeten hebben
Men kan alleen profiteren van Project Management Software als het bepaalde functies ondersteunt. Hier is een lijst met onmisbare functies waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van projectbeheersoftware.
1. Tools voor taakbeheer
Veel managers kiezen voor Project Management Software om hun taken te beheren. Daarom zijn tools voor taakbeheer absoluut niet onderhandelbaar.
De taakbeheertools idealiter zou u in staat moeten stellen om:
- Wijs taken toe
- Maak taakprioriteiten
- Plan taken
- Stel deadlines in
- Voeg opmerkingen/feedback over updates toe
Deze basisfuncties zijn nodig voor Project Management Software om een project af te ronden.
2. Hulpmiddelen voor teamsamenwerking
Met samenwerkingstools van Project Management Software kan de manager zorgen voor efficiënte communicatie tussen alle teamleden.
Zelfs als geavanceerde communicatietools niet beschikbaar zijn, moet er een chatplatform beschikbaar zijn in de projectbeheersoftware voor directe communicatie tussen de teamleden.
3. Integratieondersteuning
Werken aan een project vereist vaak de hulp van meerdere software en apps. Het heen en weer schakelen tussen software/apps resulteert in tijdverspilling en maakt het een uitdaging om de taak te beheren.
Daarom is ondersteuning voor native app-integraties cruciaal in Software voor projectbeheer. Zorg er bij het selecteren van projectbeheersoftware voor dat deze kan worden geïntegreerd met de essentiële software/apps die u gebruikt.
4. Teamdashboard
Het hebben van een teamdashboard in Project Management Software kan best handig zijn. Het kan iedereen in één oogopslag inzicht geven in het project.
Het snelle overzicht van het project zorgt ervoor dat iedereen gefocust blijft op zijn taken. Bovendien verbetert het de projecttransparantie.
5. Rapportage en analyse
Het monitoren van de key performance indicators (KPI's) is alleen mogelijk via rapportages. Daarom moet goede projectmanagementsoftware beschikken over rapportage- en analysefuncties om KPI's eenvoudig te kunnen monitoren.
Een gevisualiseerde rapportage daarvan is de kers op de taart. De functie van het maken van aanpasbare rapporten in Project Management Software is ook handig om u te concentreren op één bepaalde parameter.
Andere goede eigenschappen om in te hebben Software voor projectbeheer zijn facturatiemogelijkheden, een mobiele app en urenregistratie.
