Att skriva en e-handelsoffertmall för B2B förklaras!

Vilka är dina största risker när det gäller upphandling av B2B-leverantörerDe flesta organisationer befinner sig i stor osäkerhet under perioden efter pandemin, präglad av volatilitet i leveranskedjorna.

I dag, mer än 35 % av företagen förlitar sig på köp via digitala kanaler. Endast 1/3 av dessa företag tror att digitala leverantörer har kapacitet att leva upp till deras förväntningar. 

De andra 2/3 belyser olika utmaningar de upplever med nya digitala leverantörer, inklusive långsamma och ineffektiva svar, inkonsekvent prissättning och bristande transparens.

Som B2B-operatör kan kostnaderna för att driva affärer samtidigt som man upplever dessa utmaningar vara ganska överväldigande. Det är där en Mall för e-handelsoffert kommer för att rädda dagen. 

En välskriven och genomtänkt offertförfrågan har potential att generera högkvalitativa svar, vilket sparar tid när du handplockar leverantörer. Du kommer att få intressanta förslag och resursstarka partnerskap som kompletterar ditt företags mål, policyer och vision. I gengäld får du uppleva en högkvalitativ och konsekvent leveranskedja, vilket leder till ökade intäkter.

Om din RPF är dåligt skriven kommer den att förvirra anbudsgivare och få leverantörer att undergräva din startups rykte. 

Lyckligtvis är det inte så svårt att skapa en utmärkt offertförfrågan om du gör det rätt från början. Att följa en tydlig struktur som innehåller alla delar av offerten hjälper dig att lyckas. Här är en snabbguide. 

Anbudsförfrågan: Definition

Ett RFP-dokument (förfrågan om förslag) gör det möjligt för ett B2B-företag att utvärdera leverantörer under uppstart eller omplattformning och så småningom säkra anbud.

Det skapar förutsättningar för alla potentiella leverantörer, vilket gör det enkelt att identifiera det bästa företaget som kan matcha dina affärsbehov och förväntningar. Om du ska säkra anbud från de bästa leverantörerna bör det vara en prioritet att skapa koncist och relevant innehåll för din offertförfrågan. 

I verkligheten kräver detta mycket arbete, mer än det verkar. Association of Proposal Management Professionals i USA noterar att dess medlemmar lägger mer än 40 timmar varje vecka på att utarbeta och skicka offertförfrågningar. Dessutom måste 45 % av dessa yrkesverksamma jonglera sekundära uppgifter som marknadsföring och att skriva offertförfrågningar. I slutändan ger du in vad som krävs för att du ska vinna. 

Vem gynnas av denna RFP-guide?

Oavsett om du lanserar, omprofilerar eller omplattformar ditt B2B-företag, är det viktigt att känna till grunderna i att skriva en vinnande RPF för långsiktig tillväxt och lönsamhet när du ska köpa varor och tjänster från e-handelsleverantörer.

Svar från offerter hjälper dig att belysa avvikelser och bygga upp enighet internt med ditt team när du bestämmer dig för vilka leverantörer du ska samarbeta med.

Vår guide är insiktsfull för interna B2B-upphandlingsteam såväl som för byråer som undersöker potentiella leverantörer för sina kunders räkning. Andra grupper som drar nytta av den här guiden inkluderar:

Grunderna i offertförfrågan: Processen att skriva offertmall

Att skriva en väl genomtänkt offertförfrågan börjar med personen som utför jobbet. De måste vara kunniga om ämnet och ge så många detaljer som möjligt för att hjälpa leverantörer att förstå ert B2B-projekt väl.

Dessutom måste de följa rätt process för att säkerställa att det slutliga utkastet överensstämmer med era upphandlingsbehov och har större potential att uppnå era affärsmål. 

Din offertskrivningsprocess bör belysa följande komponenter:

Leverantörsprofilfrågeformulär

Det är bra om du känner till den leverantör du sannolikt kommer att göra affärer med, i detalj, redan innan du kontaktar dem. Detta ger dig en bättre inblick i deras bakgrund, inklusive vision, uppdrag och affärspolicyer. Denna information hjälper dig att avgöra om de kan matcha den potential du förväntar dig när du öppnar leveranskedjorna. 

Avsnitt som ska inkluderas i leverantörsprofilens frågeformulär bör beröra allmän information, inklusive företagsnamn, adress, telefonnummer och webbplats. Du vill också veta om deras kontaktuppgifter, ägarstruktur och antal anställda.   

Lista över funktioner för B2B e-handel

Det här avsnittet innehåller en lista över funktioner som du kanske vill fråga potentiella leverantörer om. Du vill till exempel veta vilken typ av system de använder för kataloghantering.

Du vill veta deras onboardingprocess för nya kunder, i det här fallet ditt B2B-företag. Andra frågor att ta med i det här avsnittet är:

Tekniskt frågeformulär

Det tekniska frågeformuläret kommer sannolikt att vara den längsta delen av din offertförfrågan eftersom det berör områden som direkt påverkar din B2B-startup.

Till exempel vill du veta vilka säkerhetstekniker som används av leverantörerna och om de garanterar långsiktig tillförlitlighet. Du vill också veta om deras IT-infrastruktur kan stödja ramverket för att göra affärer med dem. 

Andra frågor att ta med om tekniska detaljer bör beröra:

Frågeformulär om licensiering och prissättning

Digitala leverantörer har vanligtvis dolda avgifter som de aldrig tar upp i offertförfrågan. Ditt B2B-företag behöver dock klarhet innan du ingår ett leveransavtal.

Var tydlig med prisfrågor och be dem beskriva kriterierna för prissättning av deras produkter och tjänster. Har de till exempel en fast prissättning? Hur är det med procentuella rabattnivåer på bulkbeställningar? 

Du vill också ha en bättre inblick i deras licenskrav. Ställ relevanta frågor som pekar på det. 

Tips för att skapa en vinnande offertförfrågan för din B2B-startup

Huvudmålet med en offertförfrågan är att avgöra om leverantören kommer att bidra till att uppfylla dina affärsbehov och mål. Dina frågor bör vara objektiva och inriktade på att förtydliga dina förväntningar. Om leverantören inte kan svara på det, är de inte vad du behöver.  

Det är viktigt att notera att det finns olika typer av B2B-leverantörer, beroende på deras tillvägagångssätt och bakgrund. De flesta leverantörer har dock ofta samma tillvägagångssätt i sina lösningar, med fokus på att underlätta försäljning, marknadsföring och service. 

Var uppmärksam på metoder som passar dina affärsbehov och mål från början innan du gör en kortlista med potentiella leverantörer. Dina alternativ kan inkludera en erfarenhetsdriven leverantör, headless e-handel, en central e-handelsplattform och punktlösningar. 

Använd därefter följande tips när du förbereder frågor eller krav för din offertförfrågan.

1. Identifiera dina viktigaste användarpersonor

Intuitiv användarupplevelse är det som driver många e-handelsplattformar. Du bör anpassa din offertförfrågan för att utforma den ideala upplevelsen du föreställer dig för ditt företag utifrån persona.

Diskutera med dina intressenter för att identifiera kritiska personor och kartlägga dem i specifika frågor. På så sätt får du perfekta svar och eliminerar leverantörer som försöker sälja funktioner som ditt företag inte behöver. 

Några användarpersonor för B2B-leverantörer inkluderar:

2. Förtydliga dina behov av produkthantering

Förutom att tillgodose kundernas behov vill du också ha en bra upplevelse av att hantera dina produkter på leverantörens plattform.

I din offertförfrågan (RFP) ska du inkludera krav som stöder skapande och syndikering av produktdataflöden till onlinekanaler. Du kan också fråga om leverantörens plattform stöder flera måttenheter. 

3. Vad behöver du inom innehållshantering och marknadsföring?

Effektiv innehållshantering är avgörande om du ska marknadsföra ditt B2B-företag framgångsrikt. Inkludera följande frågor eller krav i din offertförfrågan:

4. Account Management

Krav på kontohantering bör återspegla ditt företags och kundens behov. Erbjuder leverantören till exempel en smidig kontoregistreringsprocess? Hur är det med lösenordsåterställning och prenumerationshantering? Andra frågor att lyfta fram i ditt RPF gällande kontohantering inkluderar:

5. Andra integrationer

Inkludera förfrågningar om dessa integrationer i din offertförfrågan:

Misstag att undvika när du skriver en B2B-offert

Slutsats: Var specifik och förtydliga dina förväntningar

Leverantörer kommer knappast att acceptera en tvivelaktig eller otydlig offertförfrågan, än mindre svara på den. De går igenom varje fråga och ber om klarhet där det är möjligt innan de vidarebefordrar dokumentet till dig.

Därför är det absolut nödvändigt att göra det enkelt för dem och få svar som gör att du kan fatta ett välgrundat beslut. Att din offertförfrågan är koncis är en stark förutsättning för ett framgångsrikt partnerskap nu och i framtiden. Ju tydligare du är, desto större är chansen att du når dina uppsatta mål.