Projektmanagement-Software hat zahlreiche Vorteile, die dabei helfen können, Projekte effizient zu verwalten. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Wege besprochen, durch die Projektmanagement-Software hilft.
Sie können Projektmanagement-Software verwenden, um verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt zu planen. Darüber hinaus können die Manager die Software verwenden, um diese Aufgaben Teammitgliedern zuzuweisen.
Projektmanagement-Software hilft auch bei der Priorisierung und Planung von Aufgaben und der Festlegung von Fristen für Projektleistungen.
2. Gruppenarbeit
In einem Projekt kommen oft verschiedene Mitglieder zusammen, um daran zu arbeiten. Infolgedessen wird die manuelle Handhabung der täglichen Aufgaben sehr chaotisch. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Projektverzögerung weiter.
Projektmanagement-Software macht die Zusammenarbeit super einfach. Es bietet Einblicke in Projektzeitpläne und Aufgabenaktualisierungen und hält alle auf dem gleichen Stand. So hilft es bei einer besseren Kommunikation zwischen allen.
3. Dateifreigabe
Die meisten Projektmanagement-Programme bieten Platz zum Hochladen von Dateien und Daten. Die Mitglieder können diesen Bereich nutzen, um weiter auf die Dateien zuzugreifen und sie zu teilen.
Auch wenn es zahlreiche andere Speicheroptionen gibt, bietet die Projektmanagement-Software alle Daten an einem Ort und macht die Arbeit einfacher.
All diese Faktoren verbessern die Effizienz der Teammitglieder, die an einem Projekt arbeiten. Je nach Art des Projekts gehören zu den weiteren Vorteilen der Projektmanagementsoftware bessere Berichterstattung, Budgetüberwachung und Remote-Arbeit.
Die wichtigsten Funktionen, die eine Projektmanagement-Software haben sollte
Von einer Projektmanagement-Software kann man nur dann profitieren, wenn sie bestimmte Funktionen unterstützt. Hier ist eine Liste der unverzichtbaren Funktionen, die Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software berücksichtigen sollten.
1. Aufgabenverwaltungstools
Viele Manager entscheiden sich für eine Projektmanagement-Software, um ihre Aufgaben zu verwalten. Daher sind Task-Management-Tools absolut nicht verhandelbar.
Das Tools zur Aufgabenverwaltung Idealerweise sollte es Ihnen Folgendes ermöglichen:
- Aufgaben zuweisen
- Aufgabenprioritäten erstellen
- Aufgaben planen
- Legen Sie Fristen fest
- Fügen Sie Kommentare/Feedback zu Updates hinzu
Diese grundlegenden Funktionen sind für die Projektmanagementsoftware erforderlich, um ein Projekt abzuschließen.
2. Tools für die Teamzusammenarbeit
Mit den Kollaborationstools der Projektmanagementsoftware kann der Manager eine effiziente Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern sicherstellen.
Auch wenn erweiterte Kommunikationstools nicht verfügbar sind, sollte eine Chat-Plattform in der Projektmanagement-Software für die sofortige Kommunikation zwischen den Teammitgliedern verfügbar sein.
3. Integrationsunterstützung
Die Arbeit an einem Projekt erfordert oft die Hilfe mehrerer Software und Apps. Das Hin- und Herwechseln zwischen Software/Apps führt zu Zeitverschwendung und erschwert die Bewältigung der Aufgabe.
Daher ist die Unterstützung nativer App-Integrationen von entscheidender Bedeutung Projektmanagement-Software. Stellen Sie bei der Auswahl einer Projektmanagementsoftware sicher, dass sie sich in die von Ihnen verwendete wesentliche Software/Apps integrieren lässt.
4. Team-Dashboard
Ein Team-Dashboard in der Projektmanagement-Software zu haben, kann ziemlich praktisch sein. Es kann jedem mit nur einem Blick Einblicke in das Projekt geben.
Der schnelle Überblick über das Projekt sorgt dafür, dass jeder auf seine Aufgaben konzentriert bleibt. Darüber hinaus verbessert es die Projekttransparenz.
5. Bericht und Analyse
Die Überwachung der Key Performance Indicators (KPIs) ist nur über Reports möglich. Daher sollte eine gute Projektmanagement-Software über Berichts- und Analysefunktionen verfügen, um KPIs einfach zu überwachen.
Ein visualisierter Bericht darüber ist das Sahnehäubchen. Die Funktion zum Erstellen anpassbarer Berichte in der Projektmanagementsoftware ist auch hilfreich, um sich auf einen bestimmten Parameter zu konzentrieren.
Andere gute Funktionen, die man haben sollte Projektmanagement-Software sind Rechnungsoptionen, eine mobile App und Zeiterfassung.
